Les modules Réactifs & Fournitures et Amorces sont liés à un système de gestion des commandes. Cet outil peut simplement être utilisé pour signaler que des articles doivent être achetés ou il peut être un véritable outil de gestion des commandes.

Utilisation générale du Gestionnaire de bons de commande (tous les utilisateurs) 

Comment mettre des articles dans la liste de commande

Les éléments doivent avoir cette icône  être disponible sur commande. Les utilisateurs doivent cliquer sur cette icône pour ouvrir un formulaire de commande.

1. Entrez la quantité souhaitée.
2. Indiquez au personnel administratif si cette commande est urgente ou normale. Cela entraînera cette icône d'alerte apparaissant devant le produit.
3. Les utilisateurs peuvent rédiger un commentaire que le personnel administratif verra avant la commande définitive.
4. Livraison suggérée : Facultatif et concerne l'outil de commande électronique. Les utilisateurs peuvent sélectionner l'adresse d'expédition (voir sous Admin > Préférences > Réactifs et fournitures).
   Budget suggéré : Voir les préférences Réactifs et fournitures pour savoir s'il s'agit d'un champ obligatoire ou non (modifié dans 5.41). Les utilisateurs peuvent sélectionner le budget lié à cette commande (voir sous Admin > Préférences > Réactifs et fournitures).
5. Soumettre pour envoyer la demande de commande aux personnes responsables des commandes.

Remarque: Si l'article est déjà dans la liste des commandes, cette icône  apparaît.

Outil de commande électronique : Il est possible d'utiliser la commande électronique pour Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (à partir de la version 5.42) et Storage Accessories.

Comment consulter et modifier votre commande

En fonction de votre niveau d'autorisation et de la configuration définie par le super-administrateur, vous pouvez modifier et approuver votre commande, générer un bon de commande et traiter les livraisons.

Accédez à Outils > Gestion des bons de commande. La page d'accueil affiche le Liste de commandes actuelle.

• À annuler une commande cliquez sur le bouton radio Annuler () pour cet élément et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.
• À approuver une commande cliquez sur le bouton radio avec cette icône de pouce levé  et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées. 
• À attribuer un numéro de bon de commande à un article, cliquez sur le bouton radio du bon de commande et ajoutez un numéro de bon de commande particulier ou appuyez sur la touche dièse pour en générer un automatiquement. À ce stade, un budget et de réduction peuvent également être attribués.
• Une fois qu'un bon de commande a été envoyé au vendeur, la colonne avec ce symbole  aura une coche verte.

Comment générer un document de bon de commande

1. Cliquez sur Générer des formulaires de commande.
2. Trouvez votre numéro de bon de commande.
3. Assurez-vous d'avoir le budget correct et que tous les articles du bon de commande sont destinés au même fournisseur (selon le cas).
4. Sélectionnez le bon modèle de bon de commande. Cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.

Comment envoyer un bon de commande

1. Accédez au bon de commande aux vendeurs.
2. Trouvez le bon bon de commande et vérifiez à la fois le Envoyé aux vendeurs boîte et le Envoyer un e-mail au vendeur boîte au moins. Il existe également des options pour mettre en copie le demandeur, le client et avoir une copie personnalisée.
3. Afin de voir ces options cc, le paramètre "Activer l'e-mail envoyé aux vendeurs dans le bon de commande aux vendeurs, avec le formulaire de bon de commande joint à l'e-mail« doit être coché Gérer les modèles de bons de commande. Il est situé au bas de la page principale.

Comment ajouter une facture au coffre-fort des factures

En plus de pouvoir ajouter des factures directement à la commande dans l'onglet Commandes passées, vous pouvez également les ajouter via l'onglet Invoice Vault. Il est également possible d'ajouter plus d'une facture à un bon de commande dans cette section.

1. Accédez à Invoice Vault et cliquez sur Ajouter une facture.
2. Sélectionnez votre numéro de bon de commande, remplissez les détails pertinents et ajoutez une copie de la facture.
   

Configuration et utilisation pour les administrateurs

Options de réactifs et de fournitures

Certains paramètres liés au gestionnaire de bons de commande sont en Options de réactifs et de fournitures (Admin > Préférences > Réactifs et fournitures).

1. Accès du personnel aux commandes
2. Qui peut passer des commandes
3. Associer le budget à la commande – ce paramètre détermine si un budget doit être sélectionné au moment de la commande. Ceci est lié à l'étape 4 de la section Comment mettre des articles dans la liste de commande.
4. Validation des demandes de commande – lorsqu'il est activé, un administrateur doit approuver une commande si la valeur de la commande dépasse le seuil de ce paramètre. L'administrateur n'est pas précisé. Voir la rubrique sur Suivi budgétaire ci-dessous pour plus de détails sur le deuxième niveau de seuil.
5. Demander une modification après approbation – ce paramètre contrôle la possibilité de modifier le prix et les quantités.
6. Modification du numéro de bon de commande – ce paramètre contrôle la possibilité de modifier les commandes actuelles et passées.
7. Comptes budgétaires utilisés pour la commande – les budgets peuvent être ajoutés individuellement ou chargés via un fichier CSV. Pour une configuration plus approfondie des budgets, allez dans Outils > Gestion des bons de commande > Suivi des budgets. Le Suivi budgétaire La section traitera également de cela plus en détail.

Gestion des bons de commande

Comment annuler une commande

À annuler une commande cliquez sur le bouton radio Annuler () pour cet élément et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.

REMARQUE: NE PAS utiliser le Effacer toutes les entrées fonction dans le coin supérieur gauche de la page Liste des commandes en cours à cet effet. Cette fonction entraîne la suppression de toutes les entrées dans les listes de commande de Réactifs & Fournitures et Primaires.

Suivi budgétaire

Dans l'onglet Suivi budgétaire de l'outil de Gestion des bons de commande, il y a trois sous-sections.

Références budgétaires vous ramène aux paramètres des options de réactifs et de fournitures.

Ajouter une nouvelle période budgétaire C'est ici que vous pouvez définir un montant d'argent spécifique pour une période donnée pour chaque budget. 
Remarque: si un budget a une date de fin dans le passé ou une date de début dans le futur, il n'apparaîtra pas dans la liste des budgets actuels sur la page principale de suivi budgétaire.

1. Faites votre sélection dans une liste déroulante de budgets déjà définis dans la section Options de réactifs et de fournitures.
2. Sélectionner un Date d'entrée en vigeur et de Date de fin pour la période budgétaire.
3. Saisissez le montant alloué pour ce budget et cette période.
4. Sélectionnez le budget Gérante à partir d'une liste déroulante d'utilisateurs. Ce responsable aura la permission d'approuver les commandes qui dépassent le Seuil d'approbation.
5. Seuil d'approbation – tout ce qui dépasse ce montant ne peut être approuvé par un administrateur ordinaire et doit plutôt être approuvé par le gestionnaire de cet exercice budgétaire.
6. Sélectionnez le groupe pour lequel ce budget sera visible ou laissez-le tel quel. Visible par tous les utilisateurs.

Budgets d'importation – ici, au lieu d'ajouter les périodes budgétaires une par une, il est possible d'importer un fichier CSV avec ces informations.

Gérer les modèles de bons de commande

La page principale sous Gérer les modèles de bon de commande affiche toutes les balises qui peuvent être utilisées dans les modèles HTML et Excel.
Ceux marqués d'un astérisque ne peuvent être utilisés que dans Excel.
Depuis la version 5.42, de nouvelles balises sont disponibles.

Dans l'éditeur de texte de modèle HTML, il est possible de créer des tableaux dans des tableaux pour obtenir une variété de mises en page et de formatages.
Le modèle de démonstration fournit un exemple pour vous aider à démarrer.