Les modules Réactifs & Fournitures et Amorces sont liés à un système de gestion des commandes. Cet outil peut simplement être utilisé pour signaler que des articles doivent être achetés ou il peut être un véritable outil de gestion des commandes.

Accédez aux modules Réactifs et fournitures et ouvrez l’enregistrement sur lequel vous souhaitez travailler.
L'enregistrement doit avoir cette icône appelée "Ajouter à la liste de commande» pour être disponible sur commande. Les utilisateurs doivent cliquer sur cette icône pour ouvrir un formulaire de commande.

Une fois que vous avez cliqué sur l'icône, la page ci-dessous apparaîtra.

Ajouter au panier est livré avec diverses options où vous pouvez : -

1. Entrez la quantité souhaitée.
2. Indiquez au personnel administratif si cette commande est urgente ou normale. Cela entraînera cette icône d'alerte apparaissant devant le produit.
3. Les utilisateurs peuvent rédiger un commentaire que le personnel administratif verra avant la commande définitive.
4. Livraison suggérée : Facultatif et concerne l'outil de commande électronique. Les utilisateurs peuvent sélectionner l'adresse d'expédition (voir sous Admin -> Préférences -> Réactifs et fournitures).
5. Budget suggéré : les utilisateurs peuvent sélectionner le budget lié à cette commande (voir sous Préférences -> Réactifs et fournitures-> Comptes budgétaires utilisés pour les commandes).
   Préférences -> Mes Commandes -> Associer Budget à la commande, si cette option est cochée « activé » alors l'option « Budget suggéré » devient obligatoire
   Outils -> Gestion des commandes d'achat-> Suivi budgétaire et possibilité d'ajouter une nouvelle période budgétaire, une référence budgétaire ou d'importer un budget.
6. La v6.0 vous permet également d'ajouter un devis à votre bon de commande. En cliquant sur le signe plus vous pouvez choisir d'ajouter le devis de votre choix.

Soumettre pour envoyer la demande de commande aux personnes responsables des commandes.

Notes: Si l'article de la fiche est déjà dans la liste des commandes, cette icône apparaît.

outil de commande électronique: Allez dans Préférences -> Commandes et défilement vers la page. Il est possible d'utiliser la commande électronique pour Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen et Storage Accessories.

Comment consulter et modifier votre commande

En fonction de votre niveau d'autorisation et de la configuration définie par le super-administrateur, vous pouvez modifier et approuver votre commande, générer un bon de commande et traiter les livraisons.

Aller à Outils -> Gestion des bons de commande.

La page d'accueil affiche la liste des commandes en cours.

• À annuler une commande cliquez sur le bouton radio Annuler () pour cet élément et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.
• À approuver une commande, cliquez sur le bouton radio avec cette icône de pouce levé () et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.
• À attribuer un numéro de bon de commande à un article, cliquez sur le bouton radio du bon de commande et ajoutez un numéro de bon de commande particulier ou appuyez sur la touche dièse pour en générer un automatiquement. À ce stade, un budget et de réduction peuvent également être attribués.

Une fois qu'un bon de commande a été envoyé au vendeur, la colonne avec ce symbole () aura une coche verte.

Comment générer un document de bon de commande

Aller à Outils -> Gestion des commandes d'achat->Générez des formulaires de commande.

• Trouvez votre numéro de bon de commande.
• Assurez-vous que vous disposez du budget correct et que tous les articles du bon de commande sont destinés au même fournisseur (le cas échéant).
• Sélectionnez le bon modèle de bon de commande. Cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.

Comment envoyer un bon de commande

Aller à Outils -> Gestion des commandes d'achat-> PO aux vendeurs.

Trouvez le bon de commande et cochez au moins la case Envoyé aux vendeurs et la case Envoyer un e-mail au vendeur. Il existe également des options pour mettre en copie le demandeur, le client et avoir une copie personnalisée.

Afin de voir ces options cc, le paramètre « Activer l'e-mail envoyé aux vendeurs dans le bon de commande aux vendeurs, avec le formulaire de bon de commande joint à l'e-mail » doit être coché dans Gérer les modèles de bon de commande. Il est situé au bas de la page principale.

Comment ajouter une facture au coffre-fort des factures

Aller à Outils -> Gestion des commandes d'achat-> Coffre-fort de factures.

En plus de pouvoir ajouter des factures directement à la commande dans l'onglet Commandes passées, vous pouvez également les ajouter via l'onglet Invoice Vault. Il est également possible d'ajouter plus d'une facture à un bon de commande dans cette section.

Accédez à Invoice Vault et cliquez sur Ajouter une facture.

Sélectionnez votre numéro de bon de commande, remplissez les détails pertinents et ajoutez une copie de la facture.

Configuration et utilisation pour les administrateurs

OPTIONS DE RÉACTIFS ET FOURNITURES

Préférences -> Réactifs et fournitures->Mes Commandes

Certains paramètres liés au gestionnaire de bons de commande se trouvent dans les options de réactifs et de fournitures.

1. Comptes budgétaires utilisés pour la commande – les budgets peuvent être ajoutés individuellement ou chargés via un fichier CSV. Pour une configuration plus approfondie des budgets, allez dans Outils > Gestion des bons de commande > Suivi des budgets. La section Suivi budgétaire traitera également de cela plus en détail.
2. Accès du personnel aux commandes
3. Validation des demandes de commande – lorsqu'il est activé, un administrateur doit approuver une commande si la valeur de la commande dépasse le seuil de ce paramètre. L'administrateur n'est pas précisé. Voir la section sur le suivi budgétaire ci-dessous pour plus de détails sur le deuxième niveau de seuil.
4. Demander une modification après approbation – ce paramètre contrôle la possibilité de modifier le prix et les quantités.
5. Qui peut passer des commandes.
6. Associer le budget à la commande – ce paramètre détermine si un budget doit être sélectionné au moment de la commande. Ceci est lié à l'étape 4 de la section Comment mettre des articles dans la liste de commande.
7. Livraison : envoie aux vendeurs le PO (Bon de commande). Si l’option est « on », cela devient un champ obligatoire à remplir.
8. Modification du numéro de bon de commande – ce paramètre contrôle la possibilité de modifier les commandes actuelles et passées.

GESTION DES COMMANDES D'ACHAT

A) Comment annuler une commande

Outils -> Gestion des commandes d'achat

Pour annuler une commande, cliquez sur le bouton radio Annuler () pour cet élément et cliquez sur Traiter les modifications sélectionnées.

REMARQUE : N'utilisez PAS la fonction Effacer toutes les entrées dans le coin supérieur gauche de la page Liste des commandes en cours à cette fin. Cette fonction entraîne la suppression de toutes les entrées dans les listes de commande de Réactifs & Fournitures et Primaires.

B) Suivi budgétaire

Outils -> Gestion des commandes d'achat

Dans l'onglet Suivi budgétaire de l'outil de Gestion des bons de commande, il y a trois sous-sections.

1. Références budgétaires vous ramène aux paramètres des options de réactifs et de fournitures.
2. Ajouter une nouvelle période budgétaire C'est ici que vous pouvez définir un montant d'argent spécifique pour une période donnée pour chaque budget.
   Remarque: si un budget a une date de fin dans le passé ou une date de début dans le futur, il n'apparaîtra pas dans la liste des budgets actuels sur la page principale de suivi budgétaire.
3. Budgets d'importation ici, au lieu d'ajouter les périodes budgétaires une par une, il est possible d'importer un fichier CSV avec ces informations

Lorsque vous sélectionnez « Ajouter une nouvelle période budgétaire »

1. Faites votre choix dans une liste déroulante de budgets déjà définis dans les Préférences -> Section Options de réactifs et de fournitures.
2. Sélectionnez une date de début pour la période budgétaire.
3. Sélectionnez la date de fin de la période budgétaire.
4. Saisissez le montant alloué pour ce budget et cette période.
5. Sélectionnez le gestionnaire de budget dans une liste déroulante d'utilisateurs. Ce responsable aura l'autorisation d'approuver les commandes qui dépassent le seuil d'approbation.
6. Seuil d'approbation – tout ce qui dépasse ce montant ne peut pas être approuvé par un administrateur ordinaire et doit plutôt être approuvé par le gestionnaire de cette période budgétaire.
7. Sélectionnez le groupe pour lequel ce budget sera visible ou laissez-le visible pour tous les utilisateurs.

C) Gérer les modèles de bons de commande

Outils -> Gestion des commandes d'achat

La page principale sous Gérer les modèles de bon de commande affiche toutes les balises qui peuvent être utilisées dans les modèles HTML et Excel.

Ceux marqués d'un astérisque ne peuvent être utilisés que dans Excel.

Dans l'éditeur de texte de modèle HTML, il est possible de créer des tableaux dans des tableaux pour obtenir une variété de mises en page et de formatages.
Le modèle de démonstration fournit un exemple pour vous aider à démarrer.