Importez vos échantillons et le stockage associé en 3 étapes - LabCollector

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IMPORTEZ VOS ÉCHANTILLONS ET LE STOCKAGE ASSOCIÉ EN 3 ÉTAPES

Ce tutoriel est principalement destiné aux premiers jours de LabCollector à utiliser lorsque vous devez importer votre base de données précédente dans LabCollector. Il peut être utilisé pour toutes vos données avec stockage, pas seulement pour des échantillons comme dans l'exemple.

Accessible à TOUS les utilisateurs, sauf autorisation de niveau utilisateur et visiteur

1ère étape : Importez vos échantillons

Pour la version 5.3 et supérieure, veuillez vous référer à ceci KB-importez vos données 5.3v.

Sous Administrateur > Données > Importer, Sélectionnez l' Échantillons module.

1. Organisez votre fichier Excel pour que chaque colonne soit comme indiqué dans la section format dans l'ordre indiqué. Un champ par colonne. Si vous n'avez pas besoin de champ, laissez la colonne vide. Enregistrez ce fichier au format txt (TAB) ou CSV (virgule ou point-virgule comme séparateur).

Préparer les données LabCollectorbase. Avant d'importer des données, vous devez configurer le module que vous avez choisi en créant les champs dont vous avez besoin. Voir notre Champ personnalisé créant une base de connaissances.

Pour les champs marqués d'un astérisque* (liste Sélectionner), les valeurs doivent correspondre exactement aux options définies dans LabCollector.

Certains types de champs ne peuvent pas être importés, par exemple le type Checkbox. Si vous souhaitez importer des données dans ce type de champ, modifiez temporairement le type dans Texte, importez vos données, puis passez à nouveau du type Texte à Case à cocher. Assurez-vous que vos données sont correctement formatées (par exemple, valeurs identiques).

2. Téléchargez votre fichier.
3. Vous disposez de 4 champs par défaut :

  • Projet – si vous souhaitez associer vos échantillons à un projet
  • Type – Champ obligatoire. Les types d'échantillons sont définis par le super-administrateur et les administrateurs dans la section Préférences.
  • Organisme – Sélectionnez l’organisme par rapport à votre échantillon. Comme précédemment, la liste des organismes est définie dans la section Préférences.
  • Opérateur principal/Responsable – Champ obligatoire. Informations sur la personne propriétaire de l'échantillon. Important pour le suivi et si vous avez des règles de sécurité précises (groupe par exemple).
Vous devez importer des échantillons par blocs d'enregistrements similaires, au moins pour les champs obligatoires. Vous pouvez également utiliser la fonction de mise à jour des enregistrements en masse (KB-XXX) pour modifier ces informations après l'importation.

 

4. Les options de fichier peuvent être configurées. Vérifiez les bonnes options.
5. Facultatif : Si vous avez configuré votre équipement avec l'option de stockage automatique, vous pouvez accéder directement à ce stockage ici. Vous n'avez pas le choix du box/emplacement, LabCollector attribuer tout automatiquement.
6. Cliquez pour vérifier le résultat de votre import avant l'action définitive. Vous pouvez à nouveau annuler l'importation en cas d'erreur.

 

2ème étape : Créez votre stockage en batch

Après la configuration du système de stockage et la création des installations et équipements par le super-administrateur et les administrateurs, vous pouvez créer en batch des racks et des box.

Cliquez sur Admin > Stockage > Gérer le stockage > Créer une nouvelle boîte ou outils > Navigateur de stockage ou allez à Outils > Navigateur de stockage.

1. Choisissez l'équipement pour lequel une nouvelle boîte est requise.
2. Choisissez ensuite la fonction Remplissage automatique avec casiers + cartons

3. Définissez votre format de boîte. Vous pouvez choisir l'un de vos modèles (flèche rouge en haut à droite), ou créer votre propre format de boîte avec l'éditeur (flèche rouge).
4. Vous avez deux options :
    • Paramètres manuels. Remplissez le préfixe du nom de la boîte, le préfixe du nom du rack et le nombre de racks à générer (dépend de la capacité de l'équipement). Voir le premier arbre de stockage : 5 cases dans chacun des 5 racks.
    • Paramètres CSV. Créez votre fichier au format BOX NAME <> RACK NAME <> POSITION in rack… Ci-dessous un exemple de fichier (séparateur de tabulation) et le résultat après importation :

         

3ème étape : Importez votre stockage

 

Maintenant, vous avez vos échantillons et vos cartons LabCollector, il suffit d'associer les uns aux autres.

Sous Administrateur > Stockage > Importer le stockage, Sélectionnez l' Échantillons module.
Nous vous recommandons de choisir Interne LabCollector ID (de vos échantillons) et Box ID pour éviter un nom identique, donc format 1.

Vous pouvez obtenir la liste de vos identifiants de box sous ADMIN > Gérer le stockage > Liste des boîtes existantes, en dessous de Réf colonne.
L'ID de la boîte est également visible dans Storage Browser. Lorsque vous êtes sur un rack, vous pouvez voir toutes les boîtes qu'il contient ainsi que leurs identifiants.

Ou vous pouvez également choisir la zone d'affichage.

1. Créez votre fichier selon le format que vous avez choisi. Ci-dessous un exemple de fichier (séparateur point-virgule). Si plusieurs tubes sont définis pour un même échantillon, séparez la position correspondante par une virgule.
2. Sélectionnez le module, ici Samples, et le stockage Principal ou Secondaire.
3. Importez votre fichier
4. Choisissez dans la liste le propriétaire du nouveau stockage
5. Choisissez les bonnes options en fonction de votre fichier. Ici pour notre exemple ci-dessous, « Libellés sur la ligne 1 » et « Point-virgule » doivent être cochés.
6. Cliquez sur le bouton Importer et mettre à jour. Une nouvelle page apparaît pour valider vos valeurs. Vous pouvez valider ou rejeter.