Os módulos Reagentes e Suprimentos e Primers estão vinculados a um sistema de gerenciamento de pedidos. Esta ferramenta pode ser usada simplesmente para avisar que artigos precisam ser adquiridos ou pode ser uma verdadeira ferramenta de gerenciamento de pedidos.

Vá para os módulos Reagentes e Suprimentos e abra o registro no qual deseja trabalhar.
O registro precisa ter este ícone chamado "Adicionar à lista de pedidos”para estar disponível para pedido. Os usuários precisam clicar neste ícone para abrir um formulário de pedido.

Depois de clicar no ícone, a página abaixo aparecerá.

Adicionar ao carrinho de compras vem com várias opções onde você pode: -

1. Insira a quantidade desejada.
2. Indicar ao pessoal administrativo se esta ordem é urgente ou normal. Isso resultará neste ícone de alerta aparecendo na frente do produto.
3. Os usuários podem escrever um comentário que o pessoal administrativo verá antes do pedido final.
4. Entrega sugerida: opcional e relacionada à ferramenta de pedido eletrônico. Os usuários podem selecionar o endereço de remessa (veja em Admin -> Preferencias -> Reagentes e Suprimentos).
5. Orçamento sugerido: os usuários podem selecionar o orçamento relacionado a este pedido (veja em Preferências -> Reagentes e Suprimentos-> Contas de orçamento usadas para pedidos).
   Preferencias -> Encomendas -> Associar Orçamento ao pedido, se esta opção estiver selecionada “on” então a opção “Orçamento Sugerido” torna-se obrigatória
   Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra-> Acompanhamento Orçamentário podendo adicionar novo período orçamentário, referência orçamentária ou importar orçamento.
6. A v6.0 também permite adicionar uma cotação ao seu pedido de compra. Ao clicar no sinal de mais você pode optar por adicionar a cotação de sua preferência.

Enviar para enviar a solicitação de pedido aos responsáveis ​​pelos pedidos.

Note: Se o artigo do registro já estiver na lista de pedidos, este ícone aparece.

ferramenta de pedido eletrônico: Vá para Preferência -> Pedidos e role para baixo até a página. É possível usar pedidos eletrônicos para Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen e acessórios de armazenamento.

Como visualizar e editar seu pedido

Dependendo do seu nível de permissão e da configuração definida pelo Super Administrador, você poderá editar e aprovar seu pedido, gerar um Pedido de Compra e processar entregas.

Vá para Ferramentas -> Gerenciamento de Pedidos de Compra.

A página inicial mostra a lista de pedidos atuais.

• Para cancelar um pedido, clique no botão de opção Cancelar () para esse item e clique em Processar alterações selecionadas.
• Para aprovar um pedido, clique no botão de opção com este ícone de polegar para cima () e clique em Processar alterações selecionadas.
• Para atribuir um número de pedido para um item, clique no botão de opção PO e adicione um número de PO específico ou pressione a tecla hash para gerar um automaticamente. Neste ponto, um orçamento e desconto também pode ser atribuído.

Assim que uma OC for enviada ao vendedor, a coluna com este símbolo () terá uma marca verde.

Como gerar um documento de pedido de compra

Vá para Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra->Gere formulários de PO.

• Encontre o número do seu pedido.
• Certifique-se de ter o orçamento correto e de que todos os itens do pedido sejam do mesmo fornecedor (conforme apropriado).
• Selecione o modelo de pedido de compra correto. Clique em Processar alterações selecionadas.

Como enviar um pedido de compra

Vá para Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra-> PO para vendedores.

Encontre o pedido de compra correto e marque pelo menos a caixa Enviado aos vendedores e a caixa Enviar e-mail ao vendedor. Também existem opções para copiar o Solicitante, o Solicitante e ter um CC personalizado.

Para ver essas opções de CC, a configuração “Ativar e-mail enviado aos vendedores em PO aos vendedores, com formulário de PO anexado ao e-mail” deve estar marcada em Gerenciar modelos de PO. Ele está localizado na parte inferior da página principal.

Como adicionar uma fatura ao Cofre de faturas

Vá para Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra-> Cofre de faturas.

Além de poder adicionar faturas diretamente ao pedido na guia Pedidos anteriores, você também pode adicioná-las na guia Cofre de faturas. Também é possível adicionar mais de uma fatura a um pedido nesta seção.

Vá para o Cofre de faturas e clique em Adicionar fatura.

Selecione o número do seu pedido, preencha os detalhes relevantes e adicione uma cópia da fatura.

Configuração e uso para administradores

OPÇÕES DE REAGENTES E MATERIAIS

Preferencias -> Reagentes e suprimentos->Encomendas

Algumas configurações relacionadas ao Gerenciador de pedidos de compra estão em Opções de reagentes e suprimentos.

1. Contas de orçamento usadas para pedidos – os orçamentos podem ser adicionados individualmente ou carregados por meio de um arquivo CSV. Para maiores configurações de orçamentos acesse Ferramentas > Gestão de Pedidos de Compra > Acompanhamento de Orçamentos. A secção de Acompanhamento do Orçamento também abordará esta questão mais detalhadamente.
2. Acesso da equipe aos pedidos
3. Validação de solicitações de pedidos – quando ativado, um administrador deve aprovar um pedido se o valor do pedido exceder o limite nesta configuração. O administrador não está especificado. Consulte a secção sobre Acompanhamento do Orçamento abaixo para obter detalhes sobre o segundo nível de limiar.
4. Solicitar edição após aprovação – esta configuração controla a possibilidade de alteração de preço e quantidades.
5. Quem pode fazer pedidos.
6. Associar orçamento ao pedido – esta configuração determina se um orçamento deve ser selecionado no momento do pedido. Isto está relacionado ao passo 4 da seção Como colocar itens na lista de pedidos.
7. Entrega: envia aos vendedores o PO (Ordem de Compra). Se a opção estiver “ativada” torna-se um campo de preenchimento obrigatório.
8. Edição do número do pedido – esta configuração controla a possibilidade de editar pedidos atuais e anteriores.

GESTÃO DE PEDIDOS DE COMPRA

A) Como cancelar um pedido

Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra

Para cancelar um pedido, clique no botão de opção Cancelar () para esse item e clique em Processar alterações selecionadas.

NOTA: NÃO use a função Limpar todas as entradas no canto superior esquerdo da página Lista de pedidos atuais para essa finalidade. Esta função resulta na exclusão de todas as entradas nas listas de pedidos de Reagentes e Suprimentos e Primers.

B) Acompanhamento Orçamentário

Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra

Na aba Acompanhamento Orçamentário da ferramenta Gestão de Pedidos de Compra, existem três subseções.

1. Referências de orçamento traz você de volta às configurações de Opções de reagentes e suprimentos.
2. Adicionar novo período de orçamento é onde você pode definir uma quantia específica de dinheiro por um período de tempo para cada orçamento.
   Observação: se um orçamento tiver uma data de término no passado ou uma data de início no futuro, ele não aparecerá na lista de orçamentos atuais na página principal do Acompanhamento do Orçamento.
3. Orçamentos de importação aqui, em vez de adicionar os períodos orçamentários um por um, é possível importar um arquivo CSV com essas informações

Quando você seleciona “Adicionar novo período de orçamento”

1. Selecione em uma lista suspensa de orçamentos que já foram definidos nas Preferências -> Seção Opções de reagentes e suprimentos.
2. Selecione uma data de início para o período do orçamento.
3. Selecione a data de término do período do orçamento.
4. Insira o valor alocado para este orçamento e período.
5. Selecione o gerente de orçamento em uma lista suspensa de usuários. Este gerente terá permissão para aprovar pedidos que excedam o Limite de Aprovação.
6. Limite de aprovação – qualquer valor acima deste valor não pode ser aprovado por um administrador ordinário, devendo, em vez disso, ser aprovado pelo Gestor deste período orçamentário.
7. Selecione o grupo para o qual este orçamento ficará visível ou deixe-o como Visível para todos os usuários.

C) Gerenciar modelos de PO

Ferramentas -> Gestão de Pedidos de Compra

A página principal em Gerenciar modelos de PO mostra todas as tags que podem ser usadas nos modelos HTML e Excel.

Aqueles marcados com um asterisco só podem ser usados ​​no Excel.

Dentro do editor de texto de modelo HTML, é possível criar tabelas dentro de tabelas para obter uma variedade de layouts e formatações.
O modelo de demonstração fornece um exemplo para você começar.