Los módulos Reactivos y suministros y Cebadores están vinculados a un sistema de gestión de pedidos. Esta herramienta se puede utilizar simplemente para notificar que es necesario comprar artículos o puede ser una verdadera herramienta de gestión de pedidos.

Uso general del Gestor de Órdenes de Compra (todos los usuarios) 

Cómo poner artículos en la lista de pedidos

Los artículos deben tener este ícono  estar disponible para realizar pedidos. Los usuarios deben hacer clic en este icono para abrir un formulario de pedido.

1. Introduzca la cantidad deseada.
2. Indique al personal administrativo si esta orden es urgente o normal. Resultará en este icono de alerta. que aparece delante del producto.
3. Los usuarios pueden escribir un comentario que el personal administrativo verá antes del pedido final.
4. Entrega sugerida: Opcional y se relaciona con la herramienta de pedidos electrónicos. Los usuarios pueden seleccionar la dirección de envío (consulte en Administrador > Preferencias > Reactivos y suministros).
   Presupuesto sugerido: consulte las preferencias de Reactivos y suministros para saber si este es un campo obligatorio (modificado en 5.41). Los usuarios pueden seleccionar el presupuesto relacionado con este pedido (consulte en Administrador > Preferencias > Reactivos y suministros).
5. Enviar para enviar la solicitud de pedido a los responsables de los pedidos.

Nota: Si el artículo ya está en la lista de pedidos, este icono  aparece.

herramienta de pedidos electrónicos: Es posible realizar pedidos electrónicos para Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (a partir de la versión 5.42) y Accesorios de almacenamiento.

Cómo ver y editar su pedido

Dependiendo de su nivel de permiso y de la configuración establecida por el superadministrador, puede editar y aprobar su pedido, generar una orden de compra y procesar entregas.

Vaya a Herramientas > Gestión de órdenes de compra. La página de inicio muestra la Lista de pedidos actual.

• A cancelar un pedido, haga clic en el botón de opción Cancelar () para ese elemento y haga clic en Procesar cambios seleccionados.
• A aprobar un pedido, haga clic en el botón de opción con este ícono de pulgar hacia arriba  y haga clic en Procesar cambios seleccionados. 
• A asignar un número de orden de compra a un artículo, haga clic en el botón de opción Orden de compra y agregue un número de orden de compra en particular o presione la tecla hash para generar una automáticamente. En este punto, un presupuesto y descuento También se puede asignar.
• Una vez que se ha enviado una orden de compra al vendedor, la columna con este símbolo  tendrá una marca de verificación verde.

Cómo generar un documento de Orden de Compra

1. Ve a Generar formularios de orden de compra.
2. Encuentre su número de orden de compra.
3. Asegúrese de tener el presupuesto correcto y que todos los artículos en la orden de compra son para el mismo proveedor (según sea apropiado).
4. Seleccione la plantilla de orden de compra correcta. Haga clic en Procesar cambios seleccionados.

Cómo enviar una orden de compra

1. Vaya a Orden de compra a vendedores.
2. Encuentre la orden de compra correcta y verifique tanto Enviado a vendedores caja y el Enviar correo electrónico al vendedor caja al menos. También hay opciones para enviar copias al Solicitante, al Solicitante y tener una copia personalizada.
3. Para ver estas opciones de cc, la configuración "Activar el correo electrónico enviado a los vendedores en PO a vendedores, con el formulario de PO adjunto al correo electrónico"debe estar marcado Administrar plantillas de orden de compra. Está ubicado en la parte inferior de la página principal.

Cómo agregar una factura a la bóveda de facturas

Además de poder agregar facturas directamente al pedido en la pestaña Pedidos anteriores, también puede agregarlas a través de la pestaña Bóveda de facturas. También es posible agregar más de una factura a una orden de compra en esta sección.

1. Vaya a Bóveda de facturas y haga clic en Agregar factura.
2. Seleccione su número de orden de compra, complete los detalles relevantes y agregue una copia de la factura.
   

Configuración y uso para administradores

Opciones de reactivos y suministros

Algunas configuraciones relacionadas con el Administrador de órdenes de compra se encuentran en Opciones de reactivos y suministros (Administrador > Preferencias > Reactivos y suministros).

1. Acceso del personal a los pedidos.
2. ¿Quién puede realizar pedidos?
3. Asociar presupuesto al pedido: esta configuración determina si se debe seleccionar un presupuesto al momento de realizar el pedido. Esto está relacionado con el paso 4 de la sección Cómo poner artículos en la lista de pedidos.
4. Validación de solicitudes de pedido: cuando está activado, un administrador debe aprobar un pedido si el valor del pedido excede el umbral en esta configuración. No se especifica el administrador. Vea la sección sobre Seguimiento del presupuesto a continuación para obtener detalles sobre el segundo nivel de umbral.
5. Solicitar edición después de la aprobación: esta configuración controla la posibilidad de cambiar el precio y las cantidades.
6. Edición del número de orden de compra: esta configuración controla la posibilidad de editar pedidos actuales y pasados.
7. Cuentas de presupuesto utilizadas para realizar pedidos: los presupuestos se pueden agregar individualmente o cargar mediante un archivo CSV. Para mayor configuración de presupuestos vaya a Herramientas > Gestión de Órdenes de Compra > Seguimiento de Presupuestos. El Seguimiento del presupuesto Esta sección también tratará esto con más detalle.

Gestión de órdenes de compra

Cómo cancelar un pedido

A cancelar un pedido, haga clic en el botón de opción Cancelar () para ese elemento y haga clic en Procesar cambios seleccionados.

NOTA: NO utilice el Borrar todas las entradas función en la esquina superior izquierda de la página Lista de pedidos actuales para este propósito. Esta función da como resultado la eliminación de todas las entradas en las listas de pedidos de Reactivos y suministros y Cebadores.

Seguimiento del presupuesto

En la pestaña Seguimiento del presupuesto de la herramienta Gestión de órdenes de compra, hay tres subsecciones.

Referencias de presupuesto le devuelve a la configuración de Opciones de reactivos y suministros.

Agregar nuevo período presupuestario Es donde puedes definir una cantidad de dinero específica para un período de tiempo para cada presupuesto. 
Nota: Si un presupuesto tiene una fecha de finalización en el pasado o una fecha de inicio en el futuro, no aparecerá en la lista de presupuestos actuales en la página principal de Seguimiento del presupuesto.

1. Seleccione de un menú desplegable de presupuestos que ya se han definido en la sección Opciones de reactivos y suministros.
2 Seleccione un Fecha de Inicio y Fecha Final para el período presupuestario.
3. Ingrese el monto asignado para este presupuesto y período.
4. Selecciona el presupuesto Manager desde un menú desplegable de usuarios. Este gerente tendrá permiso para aprobar pedidos que excedan el Umbral de aprobación.
5. Umbral de aprobación – todo importe superior a este monto no puede ser aprobado por un administrador ordinario, sino que debe ser aprobado por el Gerente de este período presupuestario.
6. Seleccione el grupo para el cual este presupuesto será visible o déjelo como Visible para todos los usuarios.

Importar Presupuestos – aquí, en lugar de agregar períodos presupuestarios uno por uno, es posible importar un archivo CSV con esta información.

Administrar plantillas de orden de compra

La página principal en Administrar plantillas de PO muestra todas las etiquetas que se pueden usar tanto en las plantillas HTML como en Excel.
Los marcados con un asterisco sólo se pueden utilizar en Excel.
A partir de la versión 5.42 están disponibles algunas etiquetas nuevas.

Dentro del editor de texto de plantilla HTML, es posible crear tablas dentro de tablas para lograr una variedad de diseños y formatos.
La plantilla de demostración proporciona una muestra para que pueda comenzar.