Modulerne Reagents & Supplies og Primere er knyttet til et ordrestyringssystem. Dette værktøj kan simpelthen bruges til at give besked om, at artikler skal købes, eller det kan være et rigtigt ordrestyringsværktøj.

Gå til Reagent & Supplies-moduler og åbn den post, du vil arbejde på.
Posten skal have dette ikon hedder "Tilføj til ordreliste” at være tilgængelig for bestilling. Brugere skal klikke på dette ikon for at åbne en ordreformular.

Når du klikker på ikonet, vises nedenstående side.

Tilføj til indkøbskurv kommer med forskellige muligheder, hvor du kan:-

1. Indtast den ønskede mængde.
2. Angiv til det administrative personale, om denne ordre er presserende eller normal. Det vil resultere i dette advarselsikon vises foran produktet.
3. Brugere kan skrive en kommentar, som det administrative personale vil se inden den endelige ordre.
4. Foreslået levering: Valgfri og relaterer til e-bestillingsværktøjet. Brugere kan vælge forsendelsesadressen (se under Admin -> Indstillinger -> Reagens og forsyninger).
5. Foreslået budget: Brugere kan vælge det budget, der er relateret til denne ordre (se under Præferencer -> Reagens og forsyninger-> Budgetkonti brugt til bestilling).
   Indstillinger -> Mine Ordrer -> Tilknyt budget til ordre, hvis denne mulighed er valgt "til", bliver indstillingen "Foreslået budget" obligatorisk
   Værktøjer -> Indkøbsordrestyring-> Budgetopfølgning og kan tilføje ny budgetperiode, Budgetreference eller importbudget.
6. v6.0 giver dig mulighed for også at tilføje et tilbud til din indkøbsordre. Ved at klikke på plustegnet kan du vælge at tilføje det ønskede tilbud.

Send for at sende ordreanmodningen til de personer, der er ansvarlige for ordrerne.

Bemærk: Hvis artiklen i posten allerede er på ordrelisten, er dette ikon kommer til syne.

e-bestillingsværktøj: Gå til Præferencer -> Bestillinger og rul ned til siden. Det er muligt at bruge e-bestilling til Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen og Storage Accessories.

Sådan får du vist og redigerer din ordre

Afhængigt af dit tilladelsesniveau og den konfiguration, der er indstillet af superadministratoren, kan du redigere og godkende din ordre, generere en indkøbsordre og behandle leverancer.

Gå til Værktøjer -> Indkøbsordrestyring.

Hjemmesiden viser den aktuelle ordreliste.

• Til annullere en ordre klik på Annuller alternativknappen () for det pågældende element og klik på Behandle valgte ændringer.
• Til Godkend en ordre klik på alternativknappen med dette tommelfinger op-ikon () og klik på Behandle valgte ændringer.
• Til tildele et PO-nummer til en vare skal du klikke på PO-radioknappen og enten tilføje et bestemt PO-nummer eller trykke på hash-tasten for at generere et automatisk. På dette tidspunkt, a budget og rabat kan også tildeles.

Når en PO er blevet sendt til sælgeren, kolonnen med dette symbol () vil have et grønt flueben.

Sådan genereres et indkøbsordredokument

Gå til Værktøjer -> Indkøbsordrestyring->Generer PO-formularer.

• Find dit PO-nummer.
• Sørg for, at du har det korrekte budget, og at alle varer i PO er for den samme leverandør (alt efter behov).
• Vælg den korrekte PO-skabelon. Klik på Behandle valgte ændringer.

Sådan sender du en indkøbsordre

Gå til Værktøjer -> Indkøbsordrestyring-> PO til sælgere.

Find den korrekte PO, og marker i det mindste både feltet Sendt til sælgere og feltet E-mail-sælger. Der er også muligheder for at cc Requester, Orderer og at have en brugerdefineret cc.

For at se disse cc-muligheder skal indstillingen "Aktiver e-mail sendt til sælgere i PO til sælgere, med PO-formular vedhæftet e-mailen" være afkrydset i Administrer PO-skabeloner. Den er placeret nederst på hovedsiden.

Sådan tilføjer du en faktura til fakturaboksen

Gå til Værktøjer -> Indkøbsordrestyring-> Fakturaboks.

Ud over at være i stand til at tilføje fakturaer direkte til ordren i fanen Tidligere ordrer, kan du også tilføje dem via fanen Faktura Vault. Det er også muligt at tilføje mere end én faktura til en PO i dette afsnit.

Gå til Invoice Vault og klik på Tilføj faktura.

Vælg dit PO-nummer og udfyld de relevante oplysninger og tilføj en kopi af fakturaen.

Konfiguration og brug for administratorer

MULIGHEDER FOR REAGENSER OG FORBINDELSER

Indstillinger -> Reagenser og forsyninger->Mine Ordrer

Nogle indstillinger relateret til Purchase Order Manager er i Reagents & Supplies Options.

1. Budgetkonti brugt til bestilling – budgetter kan tilføjes individuelt eller indlæses via en CSV-fil. For yderligere konfiguration af budgetter gå til Værktøjer > Indkøbsordrestyring > Budgetopfølgning. Afsnittet Budgetopfølgning vil også behandle dette nærmere.
2. Personalets adgang til bestillinger
3. Ordren anmoder om validering – når den er slået TIL, skal en administrator godkende en ordre, hvis værdien af ​​ordren overstiger tærsklen i denne indstilling. Administratoren er ikke angivet. Se afsnittet om Budgetopfølgning nedenfor for detaljer om det andet tærskelniveau.
4. Anmod om redigering efter godkendelse – denne indstilling styrer muligheden for at ændre pris og mængder.
5. Hvem kan afgive ordrer.
6. Tilknyt budget til ordre – denne indstilling bestemmer, om et budget skal vælges på bestillingstidspunktet. Dette er relateret til trin 4 i afsnittet Sådan placeres varer i ordrelisten.
7. Levering: sender til sælgere PO (indkøbsordre). Hvis indstillingen er "til", bliver det et obligatorisk felt at udfylde.
8. PO-nummerredigering – denne indstilling styrer muligheden for at redigere nuværende og tidligere ordrer.

KØBSORDREHÅNDTERING

A) Sådan annullerer du en ordre

Værktøjer -> Indkøbsordrestyring

For at annullere en ordre, klik på Annuller alternativknappen () for det pågældende element og klik på Behandle valgte ændringer.

BEMÆRK: Brug IKKE funktionen Ryd alle poster i øverste venstre hjørne af siden med aktuelle ordrer til dette formål. Denne funktion resulterer i sletning af alle poster i bestillingslisterne for reagenser og forsyninger og primere.

B) Budgetopfølgning

Værktøjer -> Indkøbsordrestyring

På fanen Budgetopfølgning i værktøjet Indkøbsordrestyring er der tre underafsnit.

1. Budget Ref bringer dig tilbage til indstillingerne for reagenser og forsyninger.
2. Tilføj ny budgetperiode er, hvor du kan definere et bestemt beløb for en tidsperiode for hvert budget.
   Bemærk: hvis et budget har en slutdato i fortiden eller en startdato i fremtiden, vises det ikke i listen over aktuelle budgetter på Budgetopfølgningens hovedside.
3. Importbudgetter her, i stedet for at tilføje budgetperioder én for én, er det muligt at importere en CSV-fil med disse oplysninger

Når du vælger "Tilføj ny budgetperiode"

1. Vælg fra en rullemenu med budgetter, der allerede er defineret i præferencerne -> Sektionen Reagenser og forsyningsmuligheder.
2. Vælg en startdato for budgetperioden.
3. Vælg slutdatoen for budgetperioden.
4. Indtast det afsatte beløb for dette budget og denne periode.
5. Vælg budgetadministratoren fra en rullemenu med brugere. Denne administrator vil have tilladelse til at godkende ordrer, der overstiger godkendelsestærsklen.
6. Godkendelsestærskel – alt over dette beløb kan ikke godkendes af en almindelig administrator, og skal i stedet godkendes af lederen af ​​denne budgetperiode.
7. Vælg den gruppe, som dette budget vil være synligt for, eller lad det være Synligt for alle brugere.

C) Administrer PO-skabeloner

Værktøjer -> Indkøbsordrestyring

Hovedsiden under Administrer PO-skabeloner viser alle de tags, der kan bruges i både HTML- og Excel-skabelonerne.

Dem, der er markeret med en stjerne, kan kun bruges i Excel.

I HTML-skabelonteksteditoren er det muligt at oprette tabeller i tabeller for at opnå en række forskellige layouts og formatering.
Demo-skabelonen giver et eksempel til at komme i gang.