Modulerna Reagens & Supplies och Primers är kopplade till ett orderhanteringssystem. Detta verktyg kan helt enkelt användas för att meddela att artiklar måste köpas eller så kan det vara ett riktigt orderhanteringsverktyg.

Gå till moduler för reagens och tillbehör och öppna posten du vill arbeta med.
Posten måste ha denna ikon kallas "Lägg till i beställningslistan” för att kunna beställas. Användare måste klicka på denna ikon för att öppna ett beställningsformulär.

När du klickar på ikonen visas nedanstående sida.

Lägg till i varukorgen kommer med olika alternativ där du kan:-

1. Ange önskad mängd.
2. Ange för den administrativa personalen om denna beställning är brådskande eller normal. Det kommer att resultera i denna varningsikon visas framför produkten.
3. Användare kan skriva en kommentar som den administrativa personalen kommer att se innan den slutliga beställningen.
4. Föreslagen leverans: Valfritt och relaterar till e-beställningsverktyget. Användare kan välja leveransadress (se under Admin -> preferenser -> Reagens och tillbehör).
5. Föreslagen budget: Användare kan välja budgeten relaterad till denna beställning (se under Inställningar -> Reagens och tillbehör-> Budgetkonton som används för beställning).
   preferenser -> Beställningar -> Koppla budget till beställning, om det här alternativet är valt "på" blir alternativet "Föreslagen budget" obligatoriskt
   verktyg -> Inköpsorderhantering-> Budgetuppföljning och kan lägga till ny budgetperiod, Budgetreferens eller importbudget.
6. Med v6.0 kan du även lägga till en offert till din inköpsorder. Genom att klicka på plustecknet kan du välja att lägga till den offert du väljer.

Skicka in för att skicka beställningsförfrågan till de personer som är ansvariga för beställningarna.

Anmärkningar: Om artikeln i posten redan finns i beställningslistan, denna ikon visas.

e-beställningsverktyg: Gå till Inställningar -> Beställningar och scrolla ner till sidan. Det är möjligt att använda e-beställning för Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen och lagringstillbehör.

Så här visar och redigerar du din beställning

Beroende på din behörighetsnivå och den konfiguration som har ställts in av superadministratören kan du redigera och godkänna din beställning, generera en inköpsorder och bearbeta leveranser.

Gå till Verktyg -> Inköpsorderhantering.

Hemsidan visar den aktuella beställningslistan.

• Till avbryta en beställning klicka på alternativknappen Avbryt () för det objektet och klicka på Bearbeta valda ändringar.
• Till godkänna en beställning klicka på alternativknappen med denna tummen upp-ikon () och klicka på Bearbeta valda ändringar.
• Till tilldela ett PO-nummer till ett objekt klicka på radioknappen PO och antingen lägg till ett visst PO-nummer eller tryck på hash-tangenten för att generera ett automatiskt. Vid denna tidpunkt, a budget och rabatt kan också tilldelas.

När en PO har skickats till säljaren kolumnen med denna symbol () kommer att ha en grön bock.

Hur man genererar ett inköpsorderdokument

Gå till Verktyg -> Inköpsorderhantering->Skapa PO-formulär.

• Hitta ditt PO-nummer.
• Se till att du har rätt budget och att alla poster i inköpsordern är för samma leverantör (efter behov).
• Välj rätt PO-mall. Klicka på Bearbeta valda ändringar.

Hur man skickar en inköpsorder

Gå till Verktyg -> Inköpsorderhantering-> PO till säljare.

Hitta rätt PO och markera både rutan Skickat till säljare och rutan E-post till säljare åtminstone. Det finns också alternativ för att cc Beställare, Beställare och att ha en anpassad cc.

För att se dessa cc-alternativ måste inställningen "Aktivera e-post skickad till säljare i PO till säljare, med PO-formulär bifogat till e-postmeddelandet" vara markerad i Hantera PO-mallar. Den finns längst ner på huvudsidan.

Hur man lägger till en faktura i fakturavalvet

Gå till Verktyg -> Inköpsorderhantering-> Fakturavalv.

Förutom att kunna lägga till fakturor direkt i beställningen på fliken Tidigare beställningar kan du också lägga till dem via fliken Fakturavalv. Det är också möjligt att lägga till mer än en faktura till en köporder i det här avsnittet.

Gå till Fakturavalv och klicka på Lägg till faktura.

Välj ditt PO-nummer och fyll i relevanta uppgifter och lägg till en kopia av fakturan.

Konfiguration och användning för administratörer

ALTERNATIV FÖR REAGENSER OCH FÖRSVAR

preferenser -> Reagens och tillbehör->Beställningar

Vissa inställningar relaterade till inköpsorderhanteraren finns i alternativ för reagens och tillbehör.

1. Budgetkonton som används för beställning – budgetar kan läggas till individuellt eller laddas via en CSV-fil. För ytterligare konfiguration av budgetar, gå till Verktyg > Inköpsorderhantering > Budgetuppföljning. Avsnittet Budgetuppföljning kommer också att behandla detta mer i detalj.
2. Personalens tillgång till beställningar
3. Beställning begär validering – när den är PÅ måste en administratör godkänna en beställning om värdet på beställningen överstiger tröskeln i denna inställning. Administratören är inte angiven. Se avsnittet om Budgetuppföljning nedan för detaljer om den andra tröskelnivån.
4. Begär redigering efter godkännande – denna inställning styr möjligheten att ändra pris och kvantiteter.
5. Vem kan lägga beställningar.
6. Koppla budget till beställning – den här inställningen avgör om en budget måste väljas vid beställningstillfället. Detta är relaterat till steg 4 i avsnittet Hur man lägger artiklar i beställningslistan.
7. Leverans: skickar inköpsordern till säljarna. Om alternativet är "på" blir det ett obligatoriskt fält att fylla i.
8. Redigering av PO-nummer – denna inställning styr möjligheten att redigera nuvarande och tidigare beställningar.

HANTERING AV KÖPORDER

A) Hur man avbryter en beställning

verktyg -> Inköpsorderhantering

För att avbryta en beställning klicka på alternativknappen Avbryt () för det objektet och klicka på Bearbeta valda ändringar.

OBS: Använd INTE funktionen Rensa alla poster i det övre vänstra hörnet på sidan Aktuella beställningar för detta ändamål. Denna funktion resulterar i att alla poster i beställningslistorna för reagenser och tillbehör och primers raderas.

B) Budgetuppföljning

verktyg -> Inköpsorderhantering

På fliken Budgetuppföljning i verktyget Inköpsorderhantering finns det tre undersektioner.

1. Budgetrefs tar dig tillbaka till inställningarna för alternativ för reagens och tillbehör.
2. Lägg till ny budgetperiod är där du kan definiera en specifik summa pengar för en tidsperiod för varje budget.
   Notera: om en budget har ett slutdatum i det förflutna eller ett startdatum i framtiden kommer den inte att visas i listan över aktuella budgetar på huvudsidan för budgetuppföljning.
3. Importbudgetar här, istället för att lägga till budgetperioder en i taget, är det möjligt att importera en CSV-fil med denna information

När du väljer "Lägg till ny budgetperiod"

1. Välj från en rullgardinsmeny med budgetar som redan har definierats i Inställningar -> Avsnittet Reagens och tillbehörsalternativ.
2. Välj ett startdatum för budgetperioden.
3. Välj slutdatum för budgetperioden.
4. Ange det tilldelade beloppet för denna budget och period.
5. Välj budgethanteraren från en rullgardinsmeny med användare. Den här chefen kommer att ha behörighet att godkänna beställningar som överskrider godkännandetröskeln.
6. Godkännandetröskel – allt över detta belopp kan inte godkännas av en ordinarie administratör, utan måste istället godkännas av chefen för denna budgetperiod.
7. Välj den grupp som denna budget ska vara synlig för eller lämna den som Synlig för alla användare.

C) Hantera PO-mallar

verktyg -> Inköpsorderhantering

Huvudsidan under Hantera PO-mallar visar alla taggar som kan användas i både HTML- och Excel-mallarna.

De som är markerade med en asterisk kan endast användas i Excel.

Inom HTML-malltextredigeraren är det möjligt att skapa tabeller i tabeller för att uppnå en mängd olika layouter och formatering.
Demomallen ger ett exempel för att komma igång.