Generering av fakturaer kan være en tidkrevende oppgave, spesielt når du jobber i et travelt laboratorium hvor du kan motta flere tester/jobber fra ulike forespørsler. Lab Service Manager (LSM) tillegg forum LabCollector forenkler prosessen og hjelper deg med å generere profesjonelle fakturaer i løpet av få minutter.

Etter å ha fullført en test og generere en omfattende rapport, er det på tide å lage en faktura for tjenestene som er levert. For en trinn-for-trinn-veiledning for hvordan du genererer en rapport, følg koblingen.

I følgende kunnskapsbase vil vi vise deg alle trinnene som trengs for å generere en faktura for en test du har utført:

1. Opprett en fakturamal

2. Administrer testkostnader

3. Generer fakturaen

1. Opprett en fakturamal

Det første trinnet for å generere fakturaer er å lage en mal som du kan bruke gjentatte ganger. Med LSM-tillegget kan du enkelt lage en tilpasset fakturamal som inneholder alle nødvendige detaljer som laboratoriets navn og adresse, kundens navn og adresse, datoen for testen og en beskrivelse av tjenestene som tilbys.

Vennligst sjekk ut vår KB om hvordan lage maler.

2. Administrer testkostnader

Når du har opprettet en fakturamal, må du administrere kostnadene for testen. I LSM-tillegget kan du sette en fast pris for hver test eller beregne kostnaden basert på tid og ressursbruk. Denne informasjonen vil automatisk fylles ut i fakturaen når den genereres.

For å gjøre det, gå til LSM-tillegget . Så, gå til admin -> Preferanser -> Kostnader.

Når du er inne, klikk på "Rediger"-knappen som vist på skjermbildet nedenfor:

Ved å gjøre dette, du kan nå velge din foretrukne valuta og spesifisere ulike detaljer, for eksempel:

• Et prefiks for hver faktura: Start hver faktura med en unik identifikator, for eksempel et prefiks, for å sikre at de lett kan skilles fra hverandre.

• Skatte- og momsliste: Administrer skatte- og momsinformasjonen din enkelt og effektivt. Du kan velge å legge til en standard skatt eller merverdiavgift hvis du bare har én, eller du kan legge til flere alternativer for skatt og merverdiavgift til listen din.

• Tilby kundene dine flere betalingsalternativer, som PayPal, kredittkort og banksjekk...osv. LSM-tillegget gir deg fleksibiliteten til å velge betalingsmetodene som passer best for dine behov.

• Fakturamaler: Velg fakturamalen du opprettet i "admin -> Preferanser -> Rapporter og fakturamal“, for å sikre at dine fakturaer har et konsistent og profesjonelt utseende.

• Fakturanummerering: Velg hvor du vil starte nummereringen for fakturaene dine, slik at du kan opprettholde et sømløst og organisert faktureringssystem.

• Visningsalternativer: Bestem om du vil at fakturadetaljene dine skal vises som én linje for hver test og prøve, eller gruppert etter test og prøve.

Vennligst se tallene som vises i skjermbildet ovenfor:

 1. Under Tester seksjon, vil du finne en liste over alle testene (som du har opprettet i admin -> Preferanser -> Tester). Hver test er ledsaget av sin unike kode, faste pris og timepris, noe som gjør det enkelt å finne informasjonen du trenger.

 2. Under Type kategori seksjon, finner du testkategoriene (som du opprettet i admin -> Preferanser -> Tester), sammen med deres tilsvarende fastpris og timepris.

 3. Under Ekstra linjer seksjon, kan du gi tilleggsinformasjon som følger med hver test, for eksempel tilleggskostnader, rabatter eller annen relevant informasjon. Denne funksjonen lar deg legge til alle nødvendige detaljer på fakturaene dine, noe som gjør dem mer omfattende og nøyaktige.

 4. Under Prioritetsnivå seksjon, du kan kategorisere hver test i henhold til dets hastenivå, enten det er «Haster», «Rutine» eller «Samme dag». Denne funksjonen sikrer at du prioriterer arbeidsmengden effektivt og sikrer at kundene dine får resultatene de trenger, når de trenger dem.

3. Generer fakturaen

Det siste trinnet er å generere fakturaen. Med LSM-tillegget er dette en enkel prosess som kan fullføres med noen få klikk. Bare gå til admin -> Kontakter -> Forespørsler.
Klikk deretter på forespørselen du vil opprette fakturaen for (som vist på skjermbildet nedenfor).

Under forespørslerens detaljer, gå til Fakturaer , og velg deretter Jobb/Eksempel/Pasient du ønsker å generere fakturaen for. Klikk til slutt på fakturanummeret (som vist på skjermbildet nedenfor).

Når du navigerer til Faktura-delen, vil du kunne se alle de avgjørende detaljene til fakturaene dine på ett praktisk sted. La oss se nærmere på hva hver seksjon har å tilby:

 1 Status: Statusen til fakturaen vises tydelig, og indikerer om den er tilbudt, utstedt, ventende eller betalt. Denne funksjonen lar deg raskt og enkelt holde styr på statusen til hver faktura.

 2. Skatt/momssats: I denne delen kan du legge til avgifts- eller momssatsen som gjelder for fakturaene dine, for å sikre at beregningene dine er nøyaktige og oppdaterte.

 3. Innkjøpsordrenummer: Du kan enkelt legge til innkjøpsordrenummeret du opprettet mens du genererte en jobb, noe som gjør det enklere å spore og referere til fakturaene dine.

 4. Dato og rabatt: Datoen for fakturaen og eventuelle rabatter som kan ha blitt brukt, vises også i denne delen, noe som gjør det enkelt å referere og administrere fakturaene dine.

 5. Delsum og mva: Delsummen og momsen beregnes automatisk, og sikrer at fakturaene dine er nøyaktige og oppdaterte. Med LSM-tillegget kan du fokusere på å utføre tester, vel vitende om at faktureringsprosessen er ivaretatt.

Du kan også legge til kostnader av hver test, enten på fast eller timebasis. Hvis du velger å bruke en timepris, kan du legge til antall timer du brukte på å utføre testen.

Når du er ferdig, klikk på
Etter å ha lagret fakturaen, vil du se alternativene nedenfor:

.

Nedenfor er et eksempel på en faktura (PDF-format).

Du kan også få tilgang til listen over fakturaer ved å gå til 'Fakturaer' delen under 'admin'.

Relaterte temaer:

• Sjekk vår KB på hvordan lage tester i LSM.
• Se hvordan du gjør det starte en jobb i LSM.
• Se hvordan du presterer QC validering i LSM.