De modules Reagents & Supplies en Primers zijn gekoppeld aan een orderbeheersysteem. Deze tool kan eenvoudig worden gebruikt om aan te geven dat er artikelen moeten worden aangekocht of het kan een echte tool voor orderbeheer zijn.

Algemeen gebruik van de Purchase Order Manager (alle gebruikers) 

Hoe u artikelen in de bestellijst plaatst

Items moeten dit pictogram hebben  op bestelling leverbaar zijn. Gebruikers moeten op dit pictogram klikken om een ​​bestelformulier te openen.

1. Vul het gewenste aantal in.
2. Geef aan het administratief personeel aan of deze bestelling dringend of normaal is. Het zal resulteren in dit waarschuwingspictogram die voor het product verschijnen.
3. Gebruikers kunnen een opmerking schrijven die het administratieve personeel te zien krijgt vóór de definitieve bestelling.
4. Voorgestelde levering: Optioneel en heeft betrekking op de e-ordertool. Gebruikers kunnen het verzendadres selecteren (zie onder Beheerder > Voorkeuren > Reagens en benodigdheden).
   Voorgesteld budget: Zie Reagentia & Benodigdheden voorkeuren om te zien of dit een verplicht veld is of niet (gewijzigd in 5.41). Gebruikers kunnen het budget voor deze bestelling selecteren (zie onder Beheer > Voorkeuren > Reagens en benodigdheden).
5. Verzenden om het bestelverzoek te verzenden naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor de bestellingen.

Opmerking: Als het artikel al in de bestellijst staat, staat dit icoontje  Verschijnt.

e-besteltool: Het is mogelijk om e-ordering te gebruiken voor Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (vanaf versie 5.42) en Storage Accessoires.

Hoe u uw bestelling kunt bekijken en bewerken

Afhankelijk van uw machtigingsniveau en de configuratie die is ingesteld door de Super Administrator, kunt u uw bestelling bewerken en goedkeuren, een inkooporder genereren en leveringen verwerken.

Ga naar Extra > Inkooporderbeheer. De startpagina toont de Huidige bestellijst.

• Naar annuleren een bestelling klikt u op het keuzerondje Annuleren () voor dat item en klik op Geselecteerde wijzigingen verwerken.
• Naar goedkeuren een bestelling klikt u op het keuzerondje met dit duimpje omhoog  en klik op Geselecteerde wijzigingen verwerken. 
• Naar een PO-nummer toewijzen Klik op het PO-keuzerondje voor een item en voeg een bepaald PO-nummer toe of druk op de hekje-toets om er automatisch een te genereren. Op dit punt wordt een begroting en korting kan ook worden toegewezen.
• Zodra een PO naar de verkoper is verzonden, verschijnt de kolom met dit symbool  zal een groen vinkje hebben.

Hoe u een inkooporderdocument genereert

1. Ga naar Genereer PO-formulieren.
2. Zoek uw PO-nummer.
3. Zorg ervoor dat u de juiste begroting en dat alle artikelen in de inkooporder bestemd zijn voor de dezelfde leverancier (indien van toepassing).
4. Selecteer het juiste inkoopordersjabloon. Klik op Geselecteerde wijzigingen verwerken.

Hoe u een inkooporder verzendt

1. Ga naar PO naar Verkopers.
2. Zoek de juiste inkooporder en controleer beide Verzonden naar verkopers doos en de E-mail verkoper doos tenminste. Er zijn ook opties om Requester, Orderer en een aangepaste cc te CC-en.
3. Om deze cc-opties te zien, moet de instelling “Activeer e-mail verzonden naar verkopers in PO naar verkopers, met het PO-formulier als bijlage bij de e-mail” moet worden aangevinkt Beheer PO-sjablonen. Deze bevindt zich onderaan de hoofdpagina.

Hoe u een factuur toevoegt aan de Facturenkluis

Naast dat u facturen rechtstreeks aan de bestelling kunt toevoegen op het tabblad Eerdere bestellingen, kunt u ze ook toevoegen via het tabblad Factuurkluis. In deze sectie is het ook mogelijk om meer dan één factuur aan een inkooporder toe te voegen.

1. Ga naar Factuurkluis en klik op Factuur toevoegen.
2. Selecteer uw PO-nummer, vul de relevante gegevens in en voeg een kopie van de factuur toe
   

Configuratie en gebruik voor beheerders

Opties voor reagentia en benodigdheden

Sommige instellingen met betrekking tot de Purchase Order Manager zijn ingevoerd Opties voor reagentia en benodigdheden (Beheerder > Voorkeuren > Reagentia en benodigdheden).

1. Toegang van medewerkers tot bestellingen
2. Wie kan bestellingen plaatsen
3. Koppel budget aan bestelling – deze instelling bepaalt of er een budget moet worden geselecteerd op het moment van bestellen. Dit houdt verband met stap 4 in de sectie Hoe u artikelen in de bestellijst plaatst.
4. Validatie van orderverzoeken – wanneer deze is ingeschakeld, moet een beheerder een bestelling goedkeuren als de waarde van de bestelling de drempel in deze instelling overschrijdt. De beheerder is niet opgegeven. Zie het gedeelte over Budgetopvolging hieronder voor details over het tweede drempelniveau.
5. Aanvraag bewerken na goedkeuring – deze instelling regelt de mogelijkheid om prijzen en aantallen te wijzigen.
6. Bewerken van inkoopordernummers – deze instelling regelt de mogelijkheid om huidige en eerdere bestellingen te bewerken.
7. Budgetrekeningen gebruikt voor bestellingen – budgetten kunnen afzonderlijk worden toegevoegd of worden geladen via een CSV-bestand. Voor verdere configuratie van budgetten ga naar Tools > Inkooporderbeheer > Budgetopvolging. De Budgetopvolging sectie zal hier ook dieper op ingaan.

Beheer van inkooporders

Een bestelling annuleren

Naar annuleren een bestelling klikt u op het keuzerondje Annuleren () voor dat item en klik op Geselecteerde wijzigingen verwerken.

OPMERKING: NIET DOEN Gebruik de Wis alle vermeldingen Hiervoor kunt u de functie in de linkerbovenhoek van de pagina Lijst met huidige bestellingen gebruiken. Deze functie resulteert in het verwijderen van alle vermeldingen in de bestellijsten van Reagentia & Supplies en Primers.

Budgetopvolging

Op het tabblad Budgetopvolging van de tool Inkooporderbeheer zijn er drie subsecties.

Budgetreferenties brengt u terug naar de instellingen voor Reagentia- en benodigdhedenopties.

Nieuwe budgetperiode toevoegen Hier kunt u voor elk budget een specifiek geldbedrag voor een bepaalde periode definiëren. 
Opmerking: als een budget een einddatum in het verleden of een startdatum in de toekomst heeft, verschijnt het niet in de lijst met huidige budgetten op de hoofdpagina Budgetopvolging.

1. Maak een keuze uit een vervolgkeuzelijst met budgetten die al zijn gedefinieerd in de sectie Reagentia- en benodigdhedenopties.
2. Selecteer een Begin datum en Einddatum voor de begrotingsperiode.
3. Vul het toegekende bedrag voor dit budget en deze periode in.
4. Selecteer het budget Manager uit een vervolgkeuzelijst met gebruikers. Deze manager heeft toestemming om bestellingen goed te keuren die de limiet overschrijden Goedkeuringsdrempel.
5. Goedkeuringsdrempel – alles boven dit bedrag kan niet worden goedgekeurd door een gewone beheerder, maar moet in plaats daarvan worden goedgekeurd door de Manager van deze budgetperiode.
6. Selecteer de groep waarvoor dit budget zichtbaar moet zijn of laat het zo Zichtbaar voor alle gebruikers.

Budgetten importeren – hier is het mogelijk om, in plaats van budgetperioden één voor één toe te voegen, een CSV-bestand met deze informatie te importeren.

Beheer PO-sjablonen

De hoofdpagina onder Beheren PO-sjablonen toont alle tags die kunnen worden gebruikt in zowel de HTML- als Excel-sjablonen.
Degenen gemarkeerd met een asterisk kunnen alleen in Excel worden gebruikt.
Vanaf versie 5.42 zijn er enkele nieuwe tags beschikbaar.

Binnen de HTML-sjabloonteksteditor is het mogelijk om tabellen binnen tabellen te maken om een ​​verscheidenheid aan lay-outs en opmaak te bereiken.
De demosjabloon biedt een voorbeeld om u op weg te helpen.