Reagenssit & Supplies- ja Primers-moduulit on yhdistetty tilaustenhallintajärjestelmään. Tätä työkalua voidaan käyttää yksinkertaisesti ilmoittamaan, että tuotteet on ostettava, tai se voi olla todellinen tilausten hallintatyökalu.

Ostotilaushallinnan yleinen käyttö (kaikki käyttäjät) 

Kuinka laittaa tuotteet tilausluetteloon

Kohteissa on oltava tämä kuvake  olla tilattavissa. Käyttäjien on napsautettava tätä kuvaketta avatakseen tilauslomakkeen.

1. Syötä haluamasi määrä.
2. Ilmoita hallintohenkilöstölle, onko tämä tilaus kiireellinen vai normaali. Se johtaa tähän hälytyskuvakkeeseen ilmestyy tuotteen eteen.
3. Käyttäjät voivat kirjoittaa kommentin, jonka hallintohenkilöstö näkee ennen lopullista tilausta.
4. Suositeltu toimitus: Valinnainen ja liittyy sähköiseen tilaustyökaluun. Käyttäjät voivat valita lähetysosoitteen (katso kohdasta Järjestelmänvalvoja > Asetukset > Reagenssi ja tarvikkeet).
   Ehdotettu budjetti: Katso Reagenssit ja tarvikkeet -asetuksista, onko tämä pakollinen kenttä (muutettu kohdassa 5.41). Käyttäjät voivat valita tähän tilaukseen liittyvän budjetin (katso kohdasta Järjestelmänvalvoja > Asetukset > Reagenssi ja tarvikkeet).
5. Lähetä tilauspyyntö tilauksista vastaaville henkilöille.

Huomautus: Jos artikkeli on jo tilausluettelossa, tämä kuvake  näkyviin.

sähköinen tilaustyökalu: On mahdollista käyttää verkkotilausta Sigma-Aldrichille, VWR:lle, Life Technologiesille, Qiagenille (versiosta 5.42 alkaen) ja Storage Accessoriesille.

Kuinka tarkastella ja muokata tilaustasi

Riippuen käyttöoikeustasostasi ja pääkäyttäjän asettamasta kokoonpanosta, voit muokata ja hyväksyä tilaustasi, luoda ostotilauksen ja käsitellä toimituksia.

Siirry kohtaan Työkalut > Ostotilausten hallinta. Kotisivulla näkyy Nykyinen tilauslista.

• jotta peruuttaa tilaus klikkaa Peruuta-valintanappia () ja napsauta Käsittele valitut muutokset.
• jotta hyväksyä tilaus napsauta valintanappia tällä peukalo ylös -kuvakkeella  ja napsauta Käsittele valitut muutokset. 
• jotta määrittää ostotilausnumeron Napsauta kohteen kohdalla PO-valintanappia ja joko lisää tietty tilausnumero tai paina hash-näppäintä luodaksesi sen automaattisesti. Tässä vaiheessa a talousarvio ja alennus voidaan myös määrätä.
• Kun ostotilaus on lähetetty myyjälle, sarake tällä symbolilla  tulee vihreä rasti.

Ostotilausasiakirjan luominen

1. Mene Luo tilauslomakkeita.
2. Etsi tilausnumerosi.
3. Varmista, että sinulla on oikea budjetti ja että kaikki ostotilauksen kohteet ovat tarkoitettuja sama toimittaja (tarvittaessa).
4. Valitse oikea tilausmyyntimalli. Napsauta Käsittele valitut muutokset.

Kuinka lähettää ostotilaus

1. Siirry kohtaan PO to Sellers.
2. Etsi oikea PO ja tarkista molemmat Lähetetty myyjille laatikko ja Sähköposti myyjälle laatikko ainakin. Vaihtoehtoina on myös kopiopyyntö, tilaaja ja mukautettu kopio.
3. Nähdäksesi nämä cc-vaihtoehdot, valitse asetus "Aktivoi myyjille lähetetyt sähköpostit ostotilauksessa myyjille, ja sähköpostin liitteenä on tilauslomake” on rastitettava Hallinnoi ostotilausmalleja. Se sijaitsee pääsivun alaosassa.

Laskun lisääminen laskuvarastoon

Sen lisäksi, että voit lisätä laskuja suoraan tilaukseen Aiemmat tilaukset -välilehdellä, voit lisätä ne myös Laskuvarasto-välilehden kautta. Tässä osiossa on myös mahdollista lisätä ostotilaukseen useampi kuin yksi lasku.

1. Siirry Laskuholviin ja napsauta Lisää lasku.
2. Valitse tilausnumerosi ja täytä tarvittavat tiedot ja lisää kopio laskusta
   

Kokoonpano ja käyttö järjestelmänvalvojille

Reagenssit ja tarvikkeet

Jotkut ostotilausten hallintaan liittyvät asetukset ovat käytössä Reagenssit ja tarvikkeet (Järjestelmänvalvoja > Asetukset > Reagenssit ja tarvikkeet).

1. Henkilökunnan pääsy tilauksiin
2. Kuka voi tehdä tilauksia
3. Liitä budjetti tilaukseen – tämä asetus määrittää, pitääkö budjetti valita tilauksen yhteydessä. Tämä liittyy osion vaiheeseen 4 Kuinka laittaa tuotteet tilausluetteloon.
4. Tilaus pyytää vahvistusta – kun se on päällä, järjestelmänvalvojan on hyväksyttävä tilaus, jos tilauksen arvo ylittää tässä asetuksessa määritetyn kynnyksen. Järjestelmänvalvojaa ei ole määritetty. Katso osio aiheesta Budjetin seuranta alla saadaksesi lisätietoja toisesta kynnystasosta.
5. Pyydä muokkausta hyväksynnän jälkeen – tämä asetus ohjaa mahdollisuutta muuttaa hintaa ja määriä.
6. Tilausnumeron muokkaus – tämä asetus ohjaa mahdollisuutta muokata nykyisiä ja aiempia tilauksia.
7. Tilaukseen käytetyt budjettitilit – budjetteja voi lisätä yksitellen tai ladata CSV-tiedostona. Budjettien lisämäärityksiä varten valitse Työkalut > Ostotilausten hallinta > Budjetin seuranta. The Budjetin seuranta osiossa käsitellään myös tätä tarkemmin.

Ostotilausten hallinta

Kuinka peruuttaa tilaus

jotta peruuttaa tilaus klikkaa Peruuta-valintanappia () ja napsauta Käsittele valitut muutokset.

HUOMAUTUS: ÄLÄ käyttää Tyhjennä kaikki merkinnät Toiminto Nykyiset tilaukset -sivun vasemmassa yläkulmassa tätä tarkoitusta varten. Tämä toiminto poistaa kaikki merkinnät Reagenssit & Supplies ja Primerit tilausluetteloista.

Budjetin seuranta

Ostotilausten hallintatyökalun Budjetin seuranta -välilehdessä on kolme alaosiota.

Budjettiviitteet tuo sinut takaisin Reagenssit & Supplies Options -asetuksiin.

Lisää uusi budjettikausi voit määrittää tietyn rahasumman ajanjaksolle kullekin budjetille. 
Huomautus: jos budjetilla on päättymispäivä menneisyydessä tai alkamispäivä tulevaisuudessa, se ei näy nykyisten budjettien luettelossa Budjetin seuranta -pääsivulla.

1. Valitse avattavasta valikosta Reagenssit & Supplies Options (Reagenssit ja tarvikkeet) -osiossa määritetty budjetti.
2. Valitse Aloituspäivä ja Lopetuspäivä budjettikaudelle.
3. Syötä tälle budjetille ja kaudelle varattu määrä.
4. Valitse budjetti Johtaja käyttäjien avattavasta valikosta. Tällä johtajalla on lupa hyväksyä tilaukset, jotka ylittävät Hyväksymiskynnys.
5. Hyväksymiskynnys – Mitään tämän summan ylittävää summaa ei voi hyväksyä tavallinen hallinnoija, vaan sen on hyväksyttävä tämän budjettikauden johtaja.
6. Valitse ryhmä, jolle tämä budjetti näkyy, tai jätä se sellaiseksi Näkyy kaikille käyttäjille.

Tuo budjetit – Tässä on mahdollista tuoda nämä tiedot sisältävä CSV-tiedosto sen sijaan, että lisäisit budjettikausia yksitellen.

Hallinnoi ostotilausmalleja

Pääsivulla Hallinnoi tilausmyyntimalleja -kohdassa näkyvät kaikki tunnisteet, joita voidaan käyttää sekä HTML- että Excel-malleissa.
Tähdellä merkittyjä voi käyttää vain Excelissä.
Versiosta 5.42 lähtien joitain uusia tunnisteita on saatavilla.

HTML-mallin tekstieditorissa on mahdollista luoda taulukoita taulukoiden sisällä erilaisten asettelujen ja muotoilujen aikaansaamiseksi.
Esittelymallissa on esimerkki, jolla pääset alkuun.