Модулі Reagents & Supplies і Primers пов’язані із системою керування замовленнями. Цей інструмент можна використовувати просто для сповіщення про те, що потрібно придбати товари, або він може бути справжнім інструментом керування замовленнями.

Загальне використання Purchase Order Manager (усі користувачі) 

Як розмістити елементи в списку замовлень

Предмети повинні мати цей значок  бути доступним для замовлення. Щоб відкрити форму замовлення, користувачам потрібно натиснути на цю піктограму.

1. Введіть потрібну кількість.
2. Вкажіть адміністративному персоналу, чи це розпорядження є терміновим чи звичайним. Це призведе до цього значка сповіщення з’являється перед виробом.
3. Користувачі можуть написати коментар, який адміністративний персонал побачить перед остаточним замовленням.
4. Рекомендована доставка: необов’язкова та стосується інструменту електронного замовлення. Користувачі можуть вибрати адресу доставки (див. розділ «Адміністратор» > «Параметри» > «Реагент і витратні матеріали»).
   Пропонований бюджет: перегляньте параметри Reagents & Supplies, щоб дізнатися, чи є це поле обов’язковим (змінено в 5.41). Користувачі можуть вибрати бюджет, пов’язаний із цим замовленням (див. розділ «Адміністратор» > «Параметри» > «Реагент і витратні матеріали»).
5. Надіслати, щоб надіслати запит на замовлення людям, відповідальним за замовлення.

Примітка: Якщо стаття вже є в списку замовлення, цей значок  З'являється.

інструмент електронного замовлення: Є можливість використовувати електронне замовлення для Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (з версії 5.42) і Storage Accessories.

Як переглянути та відредагувати замовлення

Залежно від вашого рівня дозволу та конфігурації, яку встановив суперадміністратор, ви можете редагувати та затверджувати своє замовлення, створювати замовлення на купівлю та обробляти доставку.

Перейдіть до Інструменти > Керування замовленнями. Домашня сторінка показує Актуальний список замовлень.

• До відмінити замовлення натисніть перемикач Скасувати () для цього елемента та натисніть Обробити вибрані зміни.
• До схвалювати замовлення, клацніть перемикач із цим значком "великий палець вгору".  і натисніть Обробити вибрані зміни. 
• До присвоїти номер замовлення на замовлення до елемента клацніть перемикач PO та додайте окремий номер замовлення на замовлення або натисніть клавішу решетки, щоб створити його автоматично. У цей момент а бюджет та знижка також можуть бути призначені.
• Після того, як замовлення на замовлення буде надіслано продавцю, стовпець із цим символом  матиме зелену галочку.

Як створити документ Замовлення на закупівлю

1. До Створення форм замовлення на замовлення.
2. Знайдіть свій номер замовлення.
3. Переконайтеся, що у вас є правильний бюджет і що всі позиції в ЗП призначені для той самий постачальник (в міру необхідності).
4. Виберіть правильний шаблон замовлення на замовлення. Натисніть Обробити вибрані зміни.

Як відправити замовлення на покупку

1. Перейдіть до PO для продавців.
2. Знайдіть правильну заявку на замовлення та перевірте обидва Відправлено Продавцям коробка і Продавець електронною поштою коробка принаймні. Існують також варіанти копії запитувача, замовника та отримання власної копії.
3. Щоб побачити ці параметри cc, установіть "Активуйте електронний лист, надісланий продавцям у PO to sellers, із доданою до електронного листа формою замовлення на замовлення” потрібно поставити галочку Керуйте шаблонами замовлення на замовлення. Він розташований у нижній частині головної сторінки.

Як додати рахунок-фактуру до сховища рахунків-фактур

Окрім можливості додавати рахунки-фактури безпосередньо до замовлення на вкладці «Минулі замовлення», ви також можете додавати їх на вкладці «Сховище рахунків». У цьому розділі також можна додати більше ніж один рахунок-фактуру до замовлення на замовлення.

1. Перейдіть до сховища рахунків-фактур і натисніть «Додати рахунок-фактуру».
2. Виберіть свій номер замовлення на замовлення, заповніть відповідні дані та додайте копію рахунку-фактури
   

Конфігурація та використання для адміністраторів

Варіанти реагентів і витратних матеріалів

Деякі налаштування, пов’язані з диспетчером замовлень на закупівлю, є Варіанти реагентів і витратних матеріалів (Адміністратор > Параметри > Реагенти та витратні матеріали).

1. Доступ персоналу до замовлень
2. Хто може робити замовлення
3. Зв’язати бюджет із замовленням – цей параметр визначає, чи потрібно вибирати бюджет під час замовлення. Це стосується кроку 4 у розділі Як розмістити елементи в списку замовлень.
4. Перевірка запитів на замовлення – коли цей параметр увімкнено, адміністратор має схвалити замовлення, якщо вартість замовлення перевищує порогове значення в цьому параметрі. Адміністратор не вказано. Дивіться розділ про Контроль бюджету нижче для детальної інформації про другий пороговий рівень.
5. Запит на редагування після затвердження – це налаштування контролює можливість змінювати ціну та кількість.
6. Редагування номера замовлення на замовлення – цей параметр керує можливістю редагувати поточні та минулі замовлення.
7. Бюджетні облікові записи, які використовуються для замовлення – бюджети можна додавати окремо або завантажувати через файл CSV. Для подальшого налаштування бюджетів перейдіть до Інструменти > Керування замовленнями на купівлю > Відстеження бюджетів. The Контроль бюджету розділ також розгляне це більш детально.

Управління замовленнями на купівлю

Як скасувати замовлення

До відмінити замовлення натисніть перемикач Скасувати () для цього елемента та натисніть Обробити вибрані зміни.

ПРИМІТКА: НЕ використовувати Очистити всі записи для цієї мети у верхньому лівому куті сторінки списку поточних замовлень. Ця функція призводить до видалення всіх записів у списках замовлень Reagents & Supplies і Primers.

Контроль бюджету

На вкладці «Відстеження бюджету» інструмента «Керування замовленнями» є три підрозділи.

Посилання на бюджет повертає вас до параметрів Reagents & Supplies Options.

Додати новий бюджетний період де ви можете визначити конкретну суму грошей на період часу для кожного бюджету. 
Примітка: якщо бюджет має дату завершення в минулому або дату початку в майбутньому, він не відображатиметься в списку поточних бюджетів на головній сторінці Відстеження бюджету.

1. Виберіть зі спадного списку бюджети, які вже визначено в розділі «Реагенти та витратні матеріали».
2. Виберіть a Дата початку та Дата закінчення на бюджетний період.
3. Введіть виділену суму для цього бюджету та періоду.
4. Виберіть бюджет менеджер зі спадного списку користувачів. Цей менеджер матиме дозвіл затверджувати замовлення, які перевищують Поріг схвалення.
5. Поріг затвердження – будь-що, що перевищує цю суму, не може бути затверджено звичайним адміністратором, натомість має бути затверджено керівником цього бюджетного періоду.
6. Виберіть групу, для якої цей бюджет буде видимим, або залиште його як Видимо для всіх користувачів.

Імпортні бюджети – тут замість того, щоб додавати бюджетні періоди один за одним, можна імпортувати файл CSV із цією інформацією.

Керуйте шаблонами замовлення на замовлення

На головній сторінці в розділі «Керування шаблонами замовлення» показано всі теги, які можна використовувати в шаблонах HTML і Excel.
Ті, що позначені зірочкою, можна використовувати лише в Excel.
Починаючи з версії 5.42 доступні деякі нові теги.

У текстовому редакторі шаблону HTML можна створювати таблиці всередині таблиць для досягнення різноманітних макетів і форматування.
Демонстраційний шаблон містить зразок для початку роботи.