Moduly Reagents & Supplies a Primers jsou propojeny se systémem správy objednávek. Tento nástroj lze jednoduše použít k upozornění, že je třeba zakoupit zboží, nebo to může být skutečný nástroj pro správu objednávek.

Přejděte do modulů Reagent & Supplies a otevřete záznam, se kterým chcete pracovat.
Záznam musí mít tuto ikonu s názvem "Přidat do seznamu objednávek“, aby bylo možné objednat. Uživatelé musí kliknout na tuto ikonu pro otevření objednávkového formuláře.

Po kliknutí na ikonu se zobrazí stránka níže.

Přidat do nákupního košíku nabízí různé možnosti, kde můžete:-

1. Zadejte požadované množství.
2. Sdělte administrativnímu personálu, zda je tento příkaz naléhavý nebo normální. Výsledkem bude tato ikona upozornění objevující se před produktem.
3. Uživatelé mohou napsat komentář, který uvidí administrativní pracovníci před konečnou objednávkou.
4. Doporučené doručení: Volitelné a souvisí s nástrojem pro elektronické objednávky. Uživatelé si mohou vybrat adresu zásilky (viz část Admin -> Nastavení -> činidla a zásoby).
5. Navrhovaný rozpočet: Uživatelé si mohou vybrat rozpočet související s touto objednávkou (viz část Předvolby -> Činidla a zásoby-> Rozpočtové účty používané pro objednávání).
   Nastavení -> Objednávky -> Přiřadit rozpočet k objednávce, pokud je tato možnost vybrána „zapnuto“, pak se možnost „Navrhovaný rozpočet“ stane povinnou
   Tools -> Správa nákupních objednávek-> Sledování rozpočtu a lze přidat nové rozpočtové období, referenční rozpočet nebo importovat rozpočet.
6. Verze 6.0 vám také umožňuje přidat cenovou nabídku do vaší objednávky. Kliknutím na znaménko plus se můžete rozhodnout přidat cenovou nabídku dle vašeho výběru.

Odeslat pro odeslání požadavku na objednávku osobám odpovědným za objednávky.

Poznámka: Pokud je článek v záznamu již v seznamu objednávek, tato ikona objeví se.

nástroj pro elektronické objednávky: Přejděte na Předvolby -> Objednávky a přejděte dolů na stránku. Je možné použít e-objednávku pro Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen a Storage Accessories.

Jak zobrazit a upravit objednávku

V závislosti na vaší úrovni oprávnění a konfiguraci, která byla nastavena superadministrátorem, můžete upravovat a schvalovat svou objednávku, generovat nákupní objednávku a zpracovávat dodávky.

Přejděte do Nástroje -> Správa nákupních objednávek.

Domovská stránka zobrazuje aktuální seznam objednávek.

• Na zrušit objednávku klikněte na přepínač Zrušit () pro danou položku a klikněte na Zpracovat vybrané změny.
• Na schvalovat objednávka klikněte na přepínač s touto ikonou palce nahoru () a klikněte na Zpracovat vybrané změny.
• Na přidělit číslo objednávky k položce klikněte na přepínač PO a buď přidejte konkrétní číslo PO nebo stiskněte hash, aby se číslo vygenerovalo automaticky. V tomto okamžiku a rozpočet  a  sleva lze také přiřadit.

Jakmile byla objednávka odeslána prodejci, sloupec s tímto symbolem () bude mít zelenou značku.

Jak vygenerovat doklad nákupní objednávky

Přejděte do Nástroje -> Správa nákupních objednávek->Vygenerujte formuláře objednávky.

• Najděte číslo objednávky.
• Ujistěte se, že máte správný rozpočet a že všechny položky v PO jsou pro stejného dodavatele (podle potřeby).
• Vyberte správnou šablonu objednávky. Klikněte na Zpracovat vybrané změny.

Jak odeslat objednávku

Přejděte do Nástroje -> Správa nákupních objednávek-> PO prodejcům.

Najděte správnou objednávku a zaškrtněte alespoň pole Odesláno prodejcům a E-mail prodejci. Existují také možnosti kopírovat žadatele, objednatele a mít vlastní kopii.

Chcete-li zobrazit tyto možnosti kopie, musíte v části Spravovat šablony objednávek zaškrtnout nastavení „Aktivovat e-mail zasílaný prodejcům v objednávce prodejcům s formulářem objednávky připojeným k e-mailu“. Nachází se v dolní části hlavní stránky.

Jak přidat fakturu do Trezoru faktur

Přejděte do Nástroje -> Správa nákupních objednávek-> Úschovna faktur.

Kromě toho, že můžete přidávat faktury přímo k objednávce na kartě Minulé objednávky, můžete je také přidávat prostřednictvím karty Trezor faktur. V této sekci je také možné přidat k objednávce více než jednu fakturu.

Přejděte do Trezoru faktur a klikněte na Přidat fakturu.

Vyberte číslo objednávky a vyplňte příslušné údaje a přidejte kopii faktury.

Konfigurace a použití pro administrátory

MOŽNOSTI REAGENCIÍ A DOPLŇKŮ

Nastavení -> Reagencie a zásoby->Objednávky

Některá nastavení související se Správcem nákupních objednávek jsou v Možnosti reagencií a spotřebního materiálu.

1. Rozpočtové účty používané pro objednávání – rozpočty lze přidávat jednotlivě nebo načítat prostřednictvím souboru CSV. Pro další konfiguraci rozpočtů přejděte na Nástroje > Správa nákupních objednávek > Sledování rozpočtů. Podrobněji se tomu bude věnovat také sekce Sledování rozpočtu.
2. Přístup personálu k objednávkám
3. Validace požadavků na objednávku – při zapnutí musí administrátor schválit objednávku, pokud hodnota objednávky překročí práh v tomto nastavení. Není určen správce. Podrobnosti o druhé prahové úrovni naleznete níže v části Kontrola rozpočtu.
4. Požadovat úpravu po schválení – toto nastavení ovládá možnost změny ceny a množství.
5. Kdo může zadávat objednávky.
6. Přiřadit rozpočet k objednávce – toto nastavení určuje, zda musí být rozpočet vybrán v době objednávky. Souvisí to s krokem 4 v části Jak zařadit položky do seznamu objednávek.
7. Doručení: zasílá prodejcům PO (objednávku). Pokud je možnost „zapnuto“, stane se povinným polem, které je třeba vyplnit.
8. Editace čísla objednávky – toto nastavení ovládá možnost editace aktuálních a minulých objednávek.

SPRÁVA NÁKUPNÍCH OBJEDNÁVEK

A) Jak zrušit objednávku

Tools -> Správa nákupních objednávek

Pro zrušení objednávky klikněte na přepínač Zrušit () pro danou položku a klikněte na Zpracovat vybrané změny.

POZNÁMKA: K tomuto účelu NEPOUŽÍVEJTE funkci Vymazat všechny položky v levém horním rohu stránky Seznam aktuálních objednávek. Tato funkce má za následek vymazání všech záznamů v objednávkových seznamech reagencií a materiálů a primerů.

B) Sledování rozpočtu

Tools -> Správa nákupních objednávek

Na záložce Sledování rozpočtu nástroje Správa nákupních objednávek jsou tři podsekce.

1. Rozpočtové reference vás vrátí zpět do nastavení možností reagencií a spotřebního materiálu.
2. Přidat nové rozpočtové období je místo, kde můžete definovat konkrétní množství peněz na časové období pro každý rozpočet.
   Poznámka: pokud má rozpočet datum ukončení v minulosti nebo datum zahájení v budoucnosti, nezobrazí se v seznamu aktuálních rozpočtů na hlavní stránce Následné kroky k rozpočtu.
3. Importujte rozpočty zde namísto přidávání rozpočtových období po jednom je možné importovat soubor CSV s těmito informacemi

Když vyberete „Přidat nové rozpočtové období“

1. Vyberte si z rozevíracího seznamu rozpočtů, které již byly definovány v Předvolbách -> Sekce Reagencie & Supplies Options.
2. Vyberte počáteční datum pro rozpočtové období.
3. Vyberte Datum ukončení pro rozpočtové období.
4. Zadejte přidělenou částku pro tento rozpočet a období.
5. Z rozbalovací nabídky uživatelů vyberte správce rozpočtu. Tento manažer bude mít oprávnění schvalovat objednávky, které překračují práh schválení.
6. Hranice schvalování – cokoliv nad tuto částku nemůže schválit běžný správce, ale musí to schválit manažer tohoto rozpočtového období.
7. Vyberte skupinu, pro kterou bude tento rozpočet viditelný, nebo jej ponechte jako Viditelný pro všechny uživatele.

C) Správa šablon objednávek

Tools -> Správa nákupních objednávek

Hlavní stránka v části Správa šablon objednávek zobrazuje všechny značky, které lze použít v šablonách HTML i Excel.

Ty označené hvězdičkou lze použít pouze v Excelu.

V textovém editoru šablony HTML je možné vytvářet tabulky v tabulkách a dosáhnout tak různých rozvržení a formátování.
Ukázková šablona poskytuje ukázku, jak začít.