Reagents & Supplies og Primers einingarnar eru tengdar pöntunarstjórnunarkerfi. Þetta tól er einfaldlega hægt að nota til að tilkynna að kaupa þurfi greinar eða það getur verið raunverulegt pöntunarstjórnunartæki.

Almenn notkun innkaupapöntunarstjórans (allir notendur) 

Hvernig á að setja hluti í pöntunarlistann

Hlutir þurfa að hafa þetta tákn  að vera hægt að panta. Notendur þurfa að smella á þetta tákn til að opna pöntunarform.

1. Sláðu inn það magn sem óskað er eftir.
2. Gefðu stjórnendum til kynna hvort þessi pöntun sé brýn eða eðlileg. Það mun leiða til þessa viðvörunartákn birtist fyrir framan vöruna.
3. Notendur geta skrifað athugasemd sem stjórnendur munu sjá fyrir lokapöntun.
4. Tillaga um afhendingu: Valfrjálst og tengist rafrænu pöntunarverkfærinu. Notendur geta valið heimilisfang sendingar (Sjá undir Admin > Preferences > Reagent & Supplies).
   Tillögð kostnaðarhámark: Sjá stillingar fyrir hvarfefni og birgðir fyrir hvort þetta sé skyldureitur eða ekki (breytt í 5.41). Notendur geta valið fjárhagsáætlun sem tengist þessari pöntun (Sjá undir Stjórnandi > Stillingar > Hvarfefni og vistir).
5. Sendu til að senda pöntunarbeiðnina til þeirra sem bera ábyrgð á pöntunum.

Athugaðu: Ef greinin er þegar á pöntunarlistanum, þetta tákn  birtist.

Rafræn pöntunartæki: Það er hægt að nota rafræna pöntun fyrir Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (frá og með útgáfu 5.42) og geymslubúnað.

Hvernig á að skoða og breyta pöntuninni þinni

Það fer eftir leyfisstigi þínu og stillingunum sem hefur verið stillt af yfirstjórnanda, þú getur breytt og samþykkt pöntunina þína, búið til innkaupapöntun og afgreitt sendingar.

Farðu í Tools > Purchase Order Management. Heimasíðan sýnir Núverandi pöntunarlisti.

• Til hætta við pöntun smelltu á Hætta við valhnappinn () fyrir þann hlut og smelltu á Vinna úr völdum breytingum.
• Til samþykkja pöntun smelltu á útvarpshnappinn með þessu þumal upp tákni  og smelltu á Vinnsla valdar breytingar. 
• Til úthluta PO-númeri við hlut smelltu á PO útvarpshnappinn og annað hvort bættu tilteknu PO númeri við eða ýttu á kjötkássatakkann til að búa til einn sjálfkrafa. Á þessum tímapunkti, a fjárhagsáætlun og afsláttur einnig hægt að úthluta.
• Þegar innkaupapöntun hefur verið send til seljanda dálkurinn með þessu tákni  verður með grænt hak.

Hvernig á að búa til innkaupapöntunarskjal

1. Fara á Búðu til PO eyðublöð.
2. Finndu innkaupanúmerið þitt.
3. Gakktu úr skugga um að þú hafir rétt fjárhagsáætlun og að allir hlutir í PO séu fyrir sami birgir (eftir því sem við á).
4. Veldu rétt PO sniðmát. Smelltu á Vinndu valdar breytingar.

Hvernig á að senda innkaupapöntun

1. Farðu í PO til seljenda.
2. Finndu rétta PO og athugaðu bæði Sent til seljenda kassi og Tölvupóstur til seljanda kassa allavega. Það eru líka valmöguleikar fyrir cc Beiðanda, Orderer og að hafa sérsniðna cc.
3. Til að sjá þessa cc valkosti er stillingin “Virkjaðu tölvupóst sem er sendur til seljenda í PO til seljenda, með PO eyðublaði sem fylgir tölvupóstinum“ þarf að haka við Stjórna PO sniðmátum. Það er staðsett neðst á aðalsíðunni.

Hvernig á að bæta reikningi við reikningshólfið

Auk þess að geta bætt reikningum beint við pöntunina í fyrri pantanir flipanum geturðu líka bætt þeim við í gegnum Invoice Vault flipann. Það er líka hægt að bæta fleiri en einum reikningi við innkaupapöntun í þessum hluta.

1. Farðu í Invoice Vault og smelltu á Add Invoice.
2. Veldu innkaupanúmerið þitt og fylltu út viðeigandi upplýsingar og bættu við afriti af reikningnum
   

Stillingar og notkun fyrir stjórnendur

Hvarfefni og birgðavalkostir

Sumar stillingar sem tengjast innkaupapöntunarstjóranum eru í Hvarfefni og birgðavalkostir (Stjórnandi > Óskir > Hvarfefni og vistir).

1. Aðgangur starfsmanna að pöntunum
2. Hver getur lagt inn pantanir
3. Tengja fjárhagsáætlun við pöntun – þessi stilling ákvarðar hvort velja þurfi fjárhagsáætlun við pöntun. Þetta tengist skrefi 4 í kaflanum Hvernig á að setja hluti í pöntunarlistann.
4. Pöntun fer fram á löggildingu – þegar kveikt er á því verður stjórnandi að samþykkja pöntun ef gildi pöntunarinnar fer yfir þröskuldinn í þessari stillingu. Stjórnandi er ekki tilgreindur. Sjá kafla um Eftirfylgni fjárhagsáætlunar hér að neðan til að fá upplýsingar um annað þröskuldsstigið.
5. Óska eftir breytingu eftir samþykki – þessi stilling stjórnar möguleikanum á að breyta verði og magni.
6. Breyting á innkaupanúmeri – þessi stilling stjórnar möguleikanum á að breyta núverandi og fyrri pöntunum.
7. Fjárhagsreikningar notaðir við pöntun – hægt er að bæta við fjárhagsáætlunum fyrir sig eða hlaða í gegnum CSV skrá. Fyrir frekari uppsetningu fjárhagsáætlana farðu í Verkfæri > Innkaupapantanirstjórnun > Eftirfylgni fjárhagsáætlana. The Eftirfylgni fjárhagsáætlunar kafla verður einnig fjallað nánar um þetta.

Stjórnun innkaupapantana

Hvernig á að hætta við pöntun

Til hætta við pöntun smelltu á Hætta við valhnappinn () fyrir þann hlut og smelltu á Vinna úr völdum breytingum.

ATH: EKKI nota Hreinsa allar færslur virka efst í vinstra horninu á Current Order List síðunni í þessu skyni. Þessi aðgerð leiðir til eyðingar á öllum færslum í pöntunarlistum hvarfefna og birgða og grunna.

Eftirfylgni fjárhagsáætlunar

Í Eftirfylgni fjárhagsáætlunar flipans í Innkaupapantanastjórnunarverkfærinu eru þrír undirkaflar.

Fjárhagsáætlun Refs færir þig aftur í stillingar hvarfefna og birgðavalkosta.

Bæta við nýju fjárhagsáætlunartímabili er þar sem þú getur skilgreint ákveðna upphæð af peningum fyrir ákveðið tímabil fyrir hverja fjárhagsáætlun. 
Athugaðu: ef fjárhagsáætlun hefur lokadagsetningu í fortíðinni eða upphafsdagsetningu í framtíðinni mun hún ekki birtast í lista yfir núverandi fjárhagsáætlanir á aðalsíðu Fjárhagsáætlunar eftirfylgni.

1. Veldu úr fellilistanum yfir fjárhagsáætlanir sem þegar hafa verið skilgreindar í hlutanum Hvarfefni og birgðavalkostir.
2. Veldu a Upphafsdagur og Lokadagur fyrir fjárlagatímabilið.
3. Færið inn úthlutaða upphæð fyrir þessa fjárhagsáætlun og tímabil.
4. Veldu fjárhagsáætlun framkvæmdastjóri úr fellilista notenda. Þessi framkvæmdastjóri mun hafa leyfi til að samþykkja pantanir sem fara yfir Samþykki Þröskuldur.
5. Samþykki þröskuldur – ekkert umfram þessa upphæð er ekki hægt að samþykkja af venjulegum stjórnanda og verður þess í stað að vera samþykkt af framkvæmdastjóra þessa fjárlagatímabils.
6. Veldu hópinn sem þetta fjárhagsáætlun verður sýnilegt fyrir eða skildu það eftir Sýnilegt öllum notendum.

Innflutningsáætlanir – hér, í stað þess að bæta við fjárhagsáætlunartímabilum eitt í einu, er hægt að flytja inn CSV skrá með þessum upplýsingum.

Stjórna PO sniðmátum

Aðalsíðan undir Stjórna PO sniðmátum sýnir öll merki sem hægt er að nota í bæði HTML og Excel sniðmát.
Þeir sem eru merktir með stjörnu er aðeins hægt að nota í Excel.
Frá og með útgáfu 5.42 eru nokkur ný merki fáanleg.

Innan HTML sniðmáts textaritilsins er hægt að búa til töflur í töflum til að ná fram margs konar uppsetningu og sniði.
Sýningarsniðmátið gefur sýnishorn til að koma þér af stað.