ماژول‌های Reagents & Supplies و Primers به ​​یک سیستم مدیریت سفارش مرتبط هستند. این ابزار به سادگی می تواند برای اطلاع از نیاز به خرید مقالات استفاده شود یا می تواند یک ابزار مدیریت سفارش واقعی باشد.

استفاده عمومی از مدیر سفارش خرید (همه کاربران) 

نحوه قرار دادن اقلام در لیست سفارش

موارد باید این نماد را داشته باشند  برای سفارش در دسترس باشد کاربران برای باز کردن فرم سفارش باید روی این نماد کلیک کنند.

1. مقدار مورد نظر را وارد کنید
2. اگر این دستور فوری یا عادی است به کارکنان اداری اعلام کنید. در نتیجه این نماد هشدار ایجاد می شود جلوی محصول ظاهر می شود.
3. کاربران می توانند نظری بنویسند که کارکنان اداری قبل از سفارش نهایی مشاهده کنند.
4. تحویل پیشنهادی: اختیاری است و به ابزار سفارش الکترونیکی مربوط می شود. کاربران می توانند آدرس حمل و نقل را انتخاب کنند (به بخش Admin > Preferences > Reagent & Supplies مراجعه کنید).
   بودجه پیشنهادی: برای اینکه آیا این یک قسمت اجباری است یا خیر، به تنظیمات برگزیده Reagents & Supplies مراجعه کنید (تغییر در 5.41). کاربران می توانند بودجه مربوط به این سفارش را انتخاب کنند (به بخش Admin > Preferences > Reagent & Supplies مراجعه کنید).
5. برای ارسال درخواست سفارش به افراد مسئول سفارشات ارسال کنید.

توجه داشته باشید: اگر مقاله قبلاً در لیست سفارش است، این نماد را نشان دهید  ظاهر می شود.

ابزار سفارش الکترونیکی: امکان استفاده از سفارش الکترونیکی برای Sigma-Aldrich، VWR، Life Technologies، Qiagen (در نسخه 5.42) و لوازم جانبی ذخیره سازی وجود دارد.

نحوه مشاهده و ویرایش سفارش

بسته به سطح مجوز شما و پیکربندی که توسط Super Administrator تنظیم شده است، می توانید سفارش خود را ویرایش و تأیید کنید، یک سفارش خرید ایجاد کنید و تحویل را پردازش کنید.

به Tools > Purchase Order Management بروید. صفحه اصلی نشان می دهد لیست سفارش فعلی.

• به لغو یک سفارش روی دکمه رادیویی لغو کلیک کنید () برای آن مورد و روی Process Selected Changes کلیک کنید.
• به تصویب یک سفارش روی دکمه رادیویی با این نماد شست بالا کلیک کنید  و روی Process Selected Changes کلیک کنید. 
• به یک شماره PO اختصاص دهید برای یک آیتم، روی دکمه رادیویی PO کلیک کنید و یا یک شماره PO خاص اضافه کنید یا کلید هش را فشار دهید تا به طور خودکار یک عدد ایجاد شود. در این مرحله، الف بودجه و تخفیف را نیز می توان اختصاص داد.
• هنگامی که یک PO برای فروشنده ارسال شد ستونی با این نماد  علامت تیک سبز رنگ خواهد داشت.

نحوه ایجاد سند سفارش خرید

1. رفتن به ایجاد فرم های PO.
2. شماره PO خود را پیدا کنید.
3. مطمئن شوید که آن را دارید بودجه صحیح و اینکه همه موارد در PO برای همان تامین کننده (در صورت لزوم).
4. الگوی PO صحیح را انتخاب کنید. روی Process Selected Changes کلیک کنید.

نحوه ارسال سفارش خرید

1. به PO to Sellers بروید.
2. PO صحیح را پیدا کنید و هر دو را بررسی کنید برای فروشندگان ارسال شد جعبه و فروشنده ایمیل جعبه حداقل همچنین گزینه هایی برای cc Requester، Orderer و داشتن یک سی سی سفارشی وجود دارد.
3. برای دیدن این گزینه های سی سی، تنظیمات «ایمیل ارسال شده به فروشندگان در PO برای فروشندگان را با فرم PO ضمیمه شده به ایمیل فعال کنید” باید علامت زده شود مدیریت قالب های PO. در پایین صفحه اصلی قرار دارد.

چگونه یک فاکتور به صندوق فاکتور اضافه کنیم

علاوه بر اینکه می‌توانید فاکتورها را مستقیماً به سفارش در برگه «سفارش‌های گذشته» اضافه کنید، می‌توانید آن‌ها را از طریق برگه صندوق فاکتور نیز اضافه کنید. همچنین امکان افزودن بیش از یک فاکتور به یک PO در این بخش وجود دارد.

1. به Invoice Vault رفته و روی Add Invoice کلیک کنید.
2. شماره PO خود را انتخاب کنید و مشخصات مربوطه را پر کنید و یک کپی از فاکتور اضافه کنید
   

پیکربندی و استفاده برای مدیران

گزینه‌های معرف‌ها و لوازم

برخی از تنظیمات مربوط به مدیر سفارش خرید هستند گزینه‌های معرف‌ها و لوازم (Admin > Preferences > Reagents & Supplies).

1. دسترسی کارکنان به سفارشات
2. چه کسی می تواند سفارش دهد
3. بودجه مربوط به سفارش - این تنظیم تعیین می کند که آیا بودجه باید در زمان سفارش انتخاب شود یا خیر. این مربوط به مرحله 4 در بخش است نحوه قرار دادن اقلام در لیست سفارش.
4. تأیید اعتبار درخواست‌های سفارش - وقتی روشن است، اگر مقدار سفارش از آستانه در این تنظیم بیشتر شود، سرپرست باید سفارشی را تأیید کند. مدیر مشخص نشده است. بخش مربوطه را ببینید پیگیری بودجه در زیر برای جزئیات در مورد سطح آستانه دوم.
5. درخواست ویرایش پس از تایید - این تنظیم امکان تغییر قیمت و مقدار را کنترل می کند.
6. ویرایش شماره PO - این تنظیم امکان ویرایش سفارشات فعلی و گذشته را کنترل می کند.
7. حساب های بودجه مورد استفاده برای سفارش - بودجه ها را می توان به صورت جداگانه اضافه کرد یا از طریق یک فایل CSV بارگیری کرد. برای پیکربندی بیشتر بودجه ها به ابزار > مدیریت سفارشات خرید > پیگیری بودجه بروید. این پیگیری بودجه بخش نیز با جزئیات بیشتری به این موضوع می پردازد.

مدیریت سفارشات خرید

چگونه می توان یک سفارش را لغوکرد

به لغو یک سفارش روی دکمه رادیویی لغو کلیک کنید () برای آن مورد و روی Process Selected Changes کلیک کنید.

توجه: نکن با استفاده از تمام ورودی ها را پاک کنید برای این منظور در گوشه سمت چپ بالای صفحه لیست سفارشات فعلی عمل کنید. این تابع منجر به حذف همه ورودی‌ها در فهرست‌های سفارشی Reagents & Supplies و Primer می‌شود.

پیگیری بودجه

در تب بودجه پیگیری ابزار مدیریت سفارشات خرید، سه زیربخش وجود دارد.

مراجع بودجه شما را به تنظیمات Reagents & Supplies Options بازمی گرداند.

اضافه کردن دوره بودجه جدید جایی است که می توانید برای هر بودجه مقدار مشخصی پول برای یک دوره زمانی تعریف کنید. 
توجه داشته باشید: اگر بودجه ای دارای تاریخ پایان در گذشته یا تاریخ شروع در آینده باشد، در لیست بودجه های جاری در صفحه اصلی پیگیری بودجه ظاهر نمی شود.

1. از لیست کشویی بودجه هایی که قبلاً در بخش گزینه های Reagents & Supplies تعریف شده اند، انتخاب کنید.
2 را انتخاب کنید تاریخ شروع و تاریخ پایان برای دوره بودجه
3. مبلغ تخصیص یافته برای این بودجه و دوره را وارد کنید.
4. بودجه را انتخاب کنید مدیر از فهرست کشویی کاربران این مدیر اجازه خواهد داشت تا سفارش‌هایی را که بیش از این مقدار است را تأیید کند آستانه تایید.
5. آستانه تایید - هر چیزی بیش از این مبلغ توسط یک مدیر عادی تایید نمی شود و در عوض باید توسط مدیر این دوره بودجه تایید شود.
6. گروهی را که این بودجه برای آن قابل مشاهده است انتخاب کنید یا آن را به عنوان ترک کنید قابل مشاهده برای همه کاربران.

بودجه های وارداتی – در اینجا، به جای اضافه کردن دوره های بودجه یک به یک، امکان وارد کردن یک فایل CSV با این اطلاعات وجود دارد.

مدیریت قالب های PO

صفحه اصلی تحت مدیریت قالب‌های PO همه برچسب‌هایی را که می‌توان در قالب‌های HTML و Excel استفاده کرد را نشان می‌دهد.
مواردی که با ستاره مشخص شده اند فقط در اکسل قابل استفاده هستند.
از نسخه 5.42 برخی از برچسب های جدید در دسترس هستند.

در ویرایشگر متن قالب HTML، امکان ایجاد جداول در جداول برای دستیابی به انواع طرح‌بندی و قالب‌بندی وجود دارد.
قالب نسخه ی نمایشی نمونه ای برای شروع شما ارائه می دهد.