ماژول‌های Reagents & Supplies و Primers به ​​یک سیستم مدیریت سفارش مرتبط هستند. این ابزار به سادگی می تواند برای اطلاع از نیاز به خرید مقالات استفاده شود یا می تواند یک ابزار مدیریت سفارش واقعی باشد.

به ماژول های Reagent & Supplies بروید و رکوردی را که می خواهید روی آن کار کنید باز کنید.
رکورد باید این نماد را داشته باشد به نام "به لیست سفارش اضافه کنید” برای سفارش در دسترس باشد. کاربران برای باز کردن فرم سفارش باید روی این نماد کلیک کنند.

پس از کلیک بر روی آیکون صفحه زیر ظاهر می شود.

افزودن به سبد خرید با گزینه های مختلفی همراه است که می توانید:

1. مقدار مورد نظر را وارد کنید
2. اگر این دستور فوری یا عادی است به کارکنان اداری اعلام کنید. در نتیجه این نماد هشدار ایجاد می شود جلوی محصول ظاهر می شود.
3. کاربران می توانند نظری بنویسند که کارکنان اداری قبل از سفارش نهایی مشاهده کنند.
4. تحویل پیشنهادی: اختیاری است و به ابزار سفارش الکترونیکی مربوط می شود. کاربران می توانند آدرس حمل و نقل را انتخاب کنند (به قسمت Admin مراجعه کنید -> تنظیمات -> معرف و لوازم).
5. بودجه پیشنهادی: کاربران می توانند بودجه مربوط به این سفارش را انتخاب کنند (به قسمت تنظیمات مراجعه کنید -> معرف و لوازم-> حساب های بودجه مورد استفاده برای سفارش).
   تنظیمات -> سفارشات -> Associate Budget to order، اگر این گزینه "روشن" انتخاب شود، گزینه "Suggested Budget" اجباری می شود.
   ابزار -> مدیریت سفارش خرید-> پیگیری بودجه و می تواند دوره بودجه جدید، مرجع بودجه یا بودجه واردات را اضافه کند.
6. نسخه 6.0 به شما این امکان را می دهد که یک قیمت نیز به سفارش خرید خود اضافه کنید. با کلیک بر روی علامت بعلاوه می توانید نقل قول مورد نظر خود را اضافه کنید.

برای ارسال درخواست سفارش به افراد مسئول سفارشات ارسال کنید.

توجه داشته باشید: اگر مقاله موجود در رکورد قبلاً در لیست سفارش قرار دارد، این نماد ظاهر می شود.

ابزار سفارش الکترونیکی: به Preference بروید -> سفارشات و اسکرول کردن به صفحه امکان استفاده از سفارش الکترونیکی برای Sigma-Aldrich، VWR، Life Technologies، Qiagen و لوازم جانبی Storage وجود دارد.

نحوه مشاهده و ویرایش سفارش

بسته به سطح مجوز شما و پیکربندی که توسط Super Administrator تنظیم شده است، می توانید سفارش خود را ویرایش و تأیید کنید، یک سفارش خرید ایجاد کنید و تحویل را پردازش کنید.

به Tools بروید -> مدیریت سفارش خرید.

صفحه اصلی فهرست سفارش فعلی را نشان می دهد.

• به لغو یک سفارش روی دکمه رادیویی لغو کلیک کنید () برای آن مورد و روی Process Selected Changes کلیک کنید.
• به تصویب یک سفارش روی دکمه رادیویی با این نماد بالا کلیک کنید () و روی Process Selected Changes کلیک کنید.
• به یک شماره PO اختصاص دهید برای یک آیتم، روی دکمه رادیویی PO کلیک کنید و یا یک شماره PO خاص اضافه کنید یا کلید هش را فشار دهید تا به طور خودکار یک عدد ایجاد شود. در این مرحله، الف بودجه و تخفیف را نیز می توان اختصاص داد.

هنگامی که یک PO برای فروشنده ارسال شد، ستونی با این نماد () دارای علامت تیک سبز رنگ خواهد بود.

نحوه ایجاد سند سفارش خرید

به Tools بروید -> مدیریت سفارش خرید->ایجاد فرم های PO

• شماره PO خود را پیدا کنید.
• مطمئن شوید که بودجه درستی دارید و همه موارد موجود در PO برای یک تامین کننده (در صورت لزوم) هستند.
• الگوی PO صحیح را انتخاب کنید. روی Process Selected Changes کلیک کنید.

نحوه ارسال سفارش خرید

به Tools بروید -> مدیریت سفارش خرید-> PO به فروشندگان

PO صحیح را پیدا کنید و حداقل کادر Sent to Sellers و Email Seller را علامت بزنید. همچنین گزینه هایی برای cc Requester، Orderer و داشتن یک سی سی سفارشی وجود دارد.

برای مشاهده این گزینه‌های سی سی، تنظیم «فعال کردن ایمیل ارسال شده به فروشندگان در PO برای فروشندگان، با فرم ارسال پست به ایمیل پیوست شده است» باید در Manage PO Templates علامت زده شود. در پایین صفحه اصلی قرار دارد.

چگونه یک فاکتور به صندوق فاکتور اضافه کنیم

به Tools بروید -> مدیریت سفارش خرید-> صندوق فاکتور.

علاوه بر اینکه می‌توانید فاکتورها را مستقیماً به سفارش در برگه «سفارش‌های گذشته» اضافه کنید، می‌توانید آن‌ها را از طریق برگه صندوق فاکتور نیز اضافه کنید. همچنین امکان افزودن بیش از یک فاکتور به یک PO در این بخش وجود دارد.

به Invoice Vault رفته و روی Add Invoice کلیک کنید.

شماره PO خود را انتخاب کنید و مشخصات مربوطه را پر کنید و یک کپی از فاکتور اضافه کنید.

پیکربندی و استفاده برای مدیران

گزینه های معرف ها و منابع

تنظیمات -> معرف ها و لوازم->سفارشات

برخی از تنظیمات مربوط به مدیر سفارش خرید در گزینه‌های Reagents & Supplies هستند.

1. حساب های بودجه مورد استفاده برای سفارش - بودجه ها را می توان به صورت جداگانه اضافه کرد یا از طریق یک فایل CSV بارگیری کرد. برای پیکربندی بیشتر بودجه به ابزار > مدیریت سفارشات خرید > پیگیری بودجه بروید. بخش پیگیری بودجه نیز با جزئیات بیشتری به این موضوع می پردازد.
2. دسترسی کارکنان به سفارشات
3. اعتبار درخواست‌های سفارش - وقتی روشن است، اگر مقدار سفارش از آستانه در این تنظیم بیشتر شود، سرپرست باید سفارشی را تأیید کند. مدیر مشخص نشده است. برای جزئیات بیشتر در مورد سطح آستانه دوم، بخش پیگیری بودجه را در زیر ببینید.
4. درخواست ویرایش پس از تایید - این تنظیم امکان تغییر قیمت و مقدار را کنترل می کند.
5. چه کسی می تواند سفارش دهد.
6. بودجه مربوط به سفارش - این تنظیم تعیین می کند که آیا بودجه باید در زمان سفارش انتخاب شود یا خیر. این مربوط به مرحله 4 در بخش نحوه قرار دادن اقلام در لیست سفارش است.
7. تحویل: PO (سفارش خرید) را برای فروشندگان ارسال می کند. اگر گزینه "روشن" باشد، پر کردن فیلد اجباری می شود.
8. ویرایش شماره PO - این تنظیم امکان ویرایش سفارشات فعلی و گذشته را کنترل می کند.

مدیریت سفارشات خرید

A) چگونه می توان یک سفارش را لغوکرد

ابزار -> مدیریت سفارش خرید

برای لغو سفارش روی دکمه رادیویی لغو کلیک کنید () برای آن مورد و روی Process Selected Changes کلیک کنید.

توجه: برای این منظور از تابع Clear All Entries در گوشه سمت چپ بالای صفحه لیست سفارشات فعلی استفاده نکنید. این تابع منجر به حذف همه ورودی‌ها در فهرست‌های سفارشی Reagents & Supplies و Primer می‌شود.

B) پیگیری بودجه

ابزار -> مدیریت سفارش خرید

در تب بودجه پیگیری ابزار مدیریت سفارشات خرید، سه زیربخش وجود دارد.

1. مراجع بودجه شما را به تنظیمات Reagents & Supplies Options بازمی گرداند.
2. اضافه کردن دوره بودجه جدید جایی است که می توانید برای هر بودجه مقدار مشخصی پول برای یک دوره زمانی تعریف کنید.
   توجه داشته باشید: اگر بودجه ای دارای تاریخ پایان در گذشته یا تاریخ شروع در آینده باشد، در لیست بودجه های جاری در صفحه اصلی پیگیری بودجه ظاهر نمی شود.
3. بودجه های وارداتی در اینجا، به جای اضافه کردن دوره های بودجه یک به یک، امکان وارد کردن یک فایل CSV با این اطلاعات وجود دارد.

وقتی "افزودن دوره بودجه جدید" را انتخاب می کنید

1. از فهرست کشویی بودجه هایی که قبلاً در تنظیمات برگزیده تعریف شده اند، انتخاب کنید -> بخش Reagents & Supplies Options.
2. تاریخ شروع را برای دوره بودجه انتخاب کنید.
3. تاریخ پایان دوره بودجه را انتخاب کنید.
4. مبلغ تخصیص یافته برای این بودجه و دوره را وارد کنید.
5. مدیر بودجه را از فهرست کشویی کاربران انتخاب کنید. این مدیر مجوز تأیید سفارش‌هایی را خواهد داشت که از آستانه تأیید فراتر می‌روند.
6. آستانه تایید - هر چیزی بیش از این مقدار نمی تواند توسط یک مدیر عادی تایید شود و در عوض باید توسط مدیر این دوره بودجه تایید شود.
7. گروهی را که این بودجه برای آن قابل مشاهده است انتخاب کنید یا آن را به عنوان قابل مشاهده برای همه کاربران بگذارید.

C) مدیریت قالب های PO

ابزار -> مدیریت سفارش خرید

صفحه اصلی تحت مدیریت قالب‌های PO همه برچسب‌هایی را که می‌توان در قالب‌های HTML و Excel استفاده کرد را نشان می‌دهد.

مواردی که با ستاره مشخص شده اند فقط در اکسل قابل استفاده هستند.

در ویرایشگر متن قالب HTML، امکان ایجاد جداول در جداول برای دستیابی به انواع طرح‌بندی و قالب‌بندی وجود دارد.
قالب نسخه ی نمایشی نمونه ای برای شروع شما ارائه می دهد.