Moduly Reagents & Supplies a Primers sú prepojené so systémom riadenia objednávok. Tento nástroj možno jednoducho použiť na upozornenie, že je potrebné zakúpiť články, alebo to môže byť skutočný nástroj na správu objednávok.

Všeobecné použitie Správcu nákupných objednávok (všetci používatelia) 

Ako zaradiť položky do zoznamu objednávok

Položky musia mať túto ikonu  byť k dispozícii na objednávku. Používatelia musia kliknúť na túto ikonu, aby otvorili objednávkový formulár.

1. Zadajte požadované množstvo.
2. Oznámte administratívnym pracovníkom, či je tento príkaz naliehavý alebo normálny. Výsledkom bude táto ikona upozornenia objavujúce sa pred produktom.
3. Užívatelia môžu napísať komentár, ktorý uvidia administratívni pracovníci pred finálnou objednávkou.
4. Navrhované doručenie: Voliteľné a súvisí s nástrojom na elektronické objednávanie. Používatelia si môžu vybrať adresu zásielky (pozrite si časť Správca > Predvoľby > Činidlá a spotrebný materiál).
   Navrhovaný rozpočet: Pozrite si predvoľby reagencií a spotrebného materiálu, či je toto pole povinné alebo nie (zmenené v 5.41). Používatelia si môžu vybrať rozpočet súvisiaci s touto objednávkou (pozrite si časť Správca > Predvoľby > Činidlá a zásoby).
5. Odoslaním odošlete žiadosť o objednávku osobám zodpovedným za objednávky.

Poznámka: Ak je článok už v zozname objednávok, táto ikona  Objaví.

nástroj na elektronické objednávanie: Elektronické objednávanie je možné použiť pre Sigma-Aldrich, VWR, Life Technologies, Qiagen (od verzie 5.42) a Storage Accessories.

Ako zobraziť a upraviť objednávku

V závislosti od úrovne vašich povolení a konfigurácie, ktorú nastavil supersprávca, môžete svoju objednávku upravovať a schvaľovať, generovať objednávku a spracovávať dodávky.

Prejdite do časti Nástroje > Správa nákupných objednávok. Domovská stránka zobrazuje Aktuálny zoznam objednávok.

• na zrušiť objednávku kliknite na prepínač Zrušiť () pre danú položku a kliknite na Spracovať vybrané zmeny.
• na Schvaľovať objednávka kliknite na prepínač s touto ikonou palca hore  a kliknite na Spracovať vybrané zmeny. 
• na prideliť číslo PO k položke kliknite na prepínač PO a buď pridajte konkrétne číslo PO alebo stlačte hash, aby sa číslo vygenerovalo automaticky. V tomto bode a rozpočet a zľava možno aj priradiť.
• Po odoslaní objednávky predajcovi stĺpec s týmto symbolom  bude mať zelenú značku.

Ako vygenerovať doklad o objednávke

1. Ísť do Vytvorte formuláre objednávky.
2. Nájdite číslo objednávky.
3. Uistite sa, že máte správny rozpočet a že všetky položky v ZP sú pre rovnaký dodávateľ (podľa potreby).
4. Vyberte správnu šablónu objednávky. Kliknite na Spracovať vybrané zmeny.

Ako odoslať objednávku

1. Prejdite na PO predajcom.
2. Nájdite správnu objednávku a skontrolujte obe položky Odoslané Predajcom a políčko Email predajcovi box aspoň. Existujú aj možnosti kópie žiadateľa, objednávateľa a vlastnej kópie.
3. Ak chcete zobraziť tieto možnosti kópie, nastavenie „Aktivujte e-mail odoslaný predajcom v PO predajcom s formulárom PO priloženým k e-mailu“ musí byť zaškrtnuté Správa šablón objednávky. Nachádza sa v spodnej časti hlavnej stránky.

Ako pridať faktúru do Trezoru faktúr

Okrem toho, že môžete pridávať faktúry priamo k objednávke na karte Minulé objednávky, môžete ich pridávať aj prostredníctvom karty Trezor faktúr. V tejto časti je tiež možné pridať viac ako jednu faktúru do objednávky.

1. Prejdite do Trezoru faktúr a kliknite na Pridať faktúru.
2. Vyberte číslo objednávky a vyplňte príslušné údaje a pridajte kópiu faktúry
   

Konfigurácia a použitie pre administrátorov

Možnosti činidiel a spotrebného materiálu

Niektoré nastavenia súvisiace so Správcom nákupných objednávok sú v Možnosti činidiel a spotrebného materiálu (Správca > Predvoľby > Činidlá a spotrebný materiál).

1. Prístup personálu k objednávkam
2. Kto môže zadávať objednávky
3. Priradiť rozpočet k objednávke – toto nastavenie určuje, či je potrebné vybrať rozpočet v čase objednávky. Súvisí to s krokom 4 v sekcii Ako zaradiť položky do zoznamu objednávok.
4. Validácia požiadaviek na objednávku – pri zapnutí musí administrátor schváliť objednávku, ak hodnota objednávky prekročí hranicu v tomto nastavení. Správca nie je určený. Pozrite si časť o Sledovanie rozpočtu podrobnosti o druhej prahovej úrovni nájdete nižšie.
5. Požadovať úpravu po schválení – toto nastavenie ovláda možnosť zmeny ceny a množstva.
6. Úprava čísla objednávky – toto nastavenie ovláda možnosť úpravy aktuálnych a minulých objednávok.
7. Rozpočtové účty používané na objednávanie – rozpočty je možné pridávať jednotlivo alebo načítať prostredníctvom súboru CSV. Pre ďalšiu konfiguráciu rozpočtov prejdite na Nástroje > Správa nákupných objednávok > Sledovanie rozpočtov. The Sledovanie rozpočtu časť sa tomu bude tiež podrobnejšie venovať.

Správa nákupných objednávok

Ako zrušiť objednávku

na zrušiť objednávku kliknite na prepínač Zrušiť () pre danú položku a kliknite na Spracovať vybrané zmeny.

POZNÁMKA: NIE použitie Vymazať všetky položky na tento účel použite funkciu v ľavom hornom rohu stránky Zoznam aktuálnych objednávok. Táto funkcia má za následok vymazanie všetkých záznamov v zoznamoch objednávok reagencií a spotrebného materiálu a primerov.

Sledovanie rozpočtu

Na karte Sledovanie rozpočtu nástroja Správa nákupných objednávok sú tri podsekcie.

Rozpočtové referencie vás vráti späť do nastavení možností činidiel a spotrebného materiálu.

Pridať nové rozpočtové obdobie je miesto, kde môžete definovať konkrétnu sumu peňazí na časové obdobie pre každý rozpočet. 
Poznámka: ak má rozpočet dátum ukončenia v minulosti alebo dátum začiatku v budúcnosti, nezobrazí sa v zozname aktuálnych rozpočtov na hlavnej stránke Sledovanie rozpočtu.

1. Vyberte si z rozbaľovacej ponuky rozpočtov, ktoré už boli definované v časti Možnosti reagencií a spotrebného materiálu.
2. Vyberte a Dátum začatia a Dátum ukončenia na rozpočtové obdobie.
3. Zadajte pridelenú sumu pre tento rozpočet a obdobie.
4. Vyberte rozpočet manažér z rozbaľovacej ponuky používateľov. Tento manažér bude mať povolenie schvaľovať objednávky, ktoré presahujú Hranica schválenia.
5. Hranica schválenia – čokoľvek nad túto sumu nemôže schváliť riadny správca, ale musí to schváliť správca tohto rozpočtového obdobia.
6. Vyberte skupinu, pre ktorú bude tento rozpočet viditeľný, alebo ho ponechajte ako Viditeľné pre všetkých používateľov.

Importovať rozpočty – tu je možné namiesto pridávania rozpočtových období po jednom importovať súbor CSV s týmito informáciami.

Spravujte šablóny objednávky

Hlavná stránka v časti Spravovať šablóny objednávky zobrazuje všetky značky, ktoré možno použiť v šablónach HTML aj Excel.
Tie, ktoré sú označené hviezdičkou, je možné použiť iba v Exceli.
Od verzie 5.42 sú k dispozícii niektoré nové značky.

V textovom editore šablóny HTML je možné vytvárať tabuľky v tabuľkách, aby ste dosiahli rôzne rozloženia a formátovanie.
Demo šablóna poskytuje ukážku, ako začať.