ترتبط وحدات الكواشف والإمدادات والبادئات بنظام إدارة الطلبات. يمكن استخدام هذه الأداة ببساطة للإخطار بضرورة شراء المقالات أو يمكن أن تكون أداة حقيقية لإدارة الطلبات.

انتقل إلى وحدات الكاشف والمستلزمات وافتح السجل الذي تريد العمل عليه.
يجب أن يحتوي السجل على هذا الرمز ودعا "أضف إلى قائمة الطلبات" لتكون متاحة للطلب. يحتاج المستخدمون إلى النقر على هذا الرمز لفتح نموذج الطلب.

بمجرد الضغط على الأيقونة ستظهر الصفحة التالية.

أضف إلى عربة التسوق تأتي مع خيارات متنوعة حيث يمكنك:-

1. أدخل الكمية المطلوبة.
2. وضح للموظفين الإداريين ما إذا كان هذا الأمر عاجلاً أم عاديًا. سينتج عن ذلك رمز التنبيه هذا تظهر أمام المنتج.
3. يمكن للمستخدمين كتابة تعليق سيراه الموظفون الإداريون قبل الطلب النهائي.
4. التسليم المقترح: اختياري ويتعلق بأداة الطلب الإلكتروني. يمكن للمستخدمين تحديد عنوان الشحنة (انظر تحت المسؤول -> التفضيلات -> الكاشف واللوازم).
5. الميزانية المقترحة: يمكن للمستخدمين تحديد الميزانية المتعلقة بهذا الطلب (انظر ضمن التفضيلات -> الكاشف واللوازم-> حسابات الميزانية المستخدمة للطلب).
   التفضيلات -> الطلبات -> ربط الميزانية بالأمر، إذا تم تحديد هذا الخيار "تشغيل"، يصبح خيار "الميزانية المقترحة" إلزاميًا
   الأدوات -> إدارة أوامر الشراء-> متابعة الميزانية ويمكن إضافة فترة ميزانية جديدة أو مرجع الميزانية أو ميزانية الاستيراد.
6. يتيح لك الإصدار 6.0 أيضًا إضافة عرض أسعار إلى أمر الشراء الخاص بك. من خلال النقر على علامة الزائد يمكنك اختيار إضافة عرض الأسعار الذي تختاره.

إرسال لإرسال طلب الطلب إلى الأشخاص المسؤولين عن الطلبات.

ملاحظات: إذا كانت المقالة الموجودة في السجل موجودة بالفعل في قائمة الطلبات، فهذه الأيقونة يبدو.

أداة الطلب الإلكتروني: اذهب إلى التفضيلات -> الطلبات وانتقل للأسفل إلى الصفحة. من الممكن استخدام الطلب الإلكتروني لـ Sigma-Aldrich، وVWR، وLife Technologies، وQiagen، وملحقات التخزين.

كيفية عرض وتحرير طلبك

اعتمادًا على مستوى الإذن الخاص بك والتكوين الذي تم تعيينه بواسطة المسؤول المتميز، يمكنك تعديل طلبك والموافقة عليه وإنشاء طلب شراء ومعالجة عمليات التسليم.

اذهب إلى الأدوات -> إدارة أوامر الشراء.

تعرض الصفحة الرئيسية قائمة الطلبات الحالية.

• إلى إلغاء أمر انقر على زر الاختيار إلغاء () لهذا العنصر وانقر على معالجة التغييرات المحددة.
• إلى الموافقة على طلب انقر على زر الاختيار مع رمز الإبهام هذا () وانقر على معالجة التغييرات المحددة.
• إلى تعيين رقم أمر الشراء للوصول إلى عنصر ما، انقر فوق زر الاختيار PO وقم بإضافة رقم أمر شراء معين أو اضغط على مفتاح التجزئة لإنشاء رقم تلقائيًا. عند هذه النقطة، أ ميزانية و  خصم ويمكن أيضا أن يتم تعيينها.

بمجرد إرسال أمر الشراء إلى البائع، يظهر العمود الذي يحمل هذا الرمز () سيكون له علامة اختيار خضراء.

كيفية إنشاء مستند أمر الشراء

اذهب إلى الأدوات -> إدارة أوامر الشراء->إنشاء نماذج أمر الشراء.

• ابحث عن رقم طلب الشراء الخاص بك.
• تأكد من أن لديك الميزانية الصحيحة وأن جميع العناصر الموجودة في أمر الشراء تخص نفس المورد (حسب الاقتضاء).
• حدد قالب أمر الشراء الصحيح. انقر فوق معالجة التغييرات المحددة.

كيفية إرسال أمر الشراء

اذهب إلى الأدوات -> إدارة أوامر الشراء-> أمر الشراء إلى البائعين.

ابحث عن أمر الشراء الصحيح وحدد المربع "مرسل إلى البائعين" ومربع "البريد الإلكتروني للبائع" على الأقل. هناك أيضًا خيارات لـ cc Requester وOrderer والحصول على cc مخصصة.

من أجل رؤية خيارات نسخة هذه، يجب تحديد الإعداد "تنشيط البريد الإلكتروني المرسل إلى البائعين في أمر الشراء إلى البائعين، مع إرفاق نموذج أمر الشراء بالبريد الإلكتروني" في إدارة قوالب أمر الشراء. إنه موجود في أسفل الصفحة الرئيسية.

كيفية إضافة فاتورة إلى مخزن الفواتير

اذهب إلى الأدوات -> إدارة أوامر الشراء-> قبو الفاتورة.

بالإضافة إلى القدرة على إضافة الفواتير مباشرة إلى الطلب في علامة التبويب "الطلبات السابقة"، يمكنك أيضًا إضافتها عبر علامة التبويب "Invoice Vault". من الممكن أيضًا إضافة أكثر من فاتورة إلى أمر الشراء في هذا القسم.

انتقل إلى Invoice Vault وانقر على "إضافة فاتورة".

اختر رقم أمر الشراء الخاص بك واملأ التفاصيل ذات الصلة وأضف نسخة من الفاتورة.

التكوين والاستخدام للمسؤولين

الكواشف وخيارات الإمدادات

التفضيلات -> الكواشف واللوازم->الطلبات

توجد بعض الإعدادات المتعلقة بمدير طلبات الشراء في خيارات الكواشف والمستلزمات.

1. حسابات الميزانية المستخدمة للطلب - يمكن إضافة الميزانيات بشكل فردي أو تحميلها عبر ملف CSV. لمزيد من تكوين الميزانيات، انتقل إلى الأدوات > إدارة أوامر الشراء > متابعة الميزانيات. وسيتعامل قسم متابعة الميزانية أيضًا مع هذا الأمر بمزيد من التفصيل.
2. وصول الموظفين إلى الطلبات
3. التحقق من صحة طلبات الطلب - عند تشغيله، يجب على المسؤول الموافقة على الطلب إذا تجاوزت قيمة الطلب الحد الأدنى في هذا الإعداد. لم يتم تحديد المسؤول. راجع القسم الخاص بمتابعة الميزانية أدناه للحصول على تفاصيل حول مستوى الحد الثاني.
4. طلب التعديل بعد الموافقة – يتحكم هذا الإعداد في إمكانية تغيير السعر والكميات.
5. من يمكنه تقديم الطلبات.
6. ربط الميزانية بالأمر – يحدد هذا الإعداد ما إذا كان يجب تحديد الميزانية في وقت الطلب. يرتبط هذا بالخطوة 4 في القسم كيفية وضع العناصر في قائمة الطلب.
7. التسليم: يرسل إلى البائعين أمر الشراء (أمر الشراء). إذا كان الخيار "تشغيل"، يصبح ملء الحقل إلزاميًا.
8. تحرير رقم أمر الشراء – يتحكم هذا الإعداد في إمكانية تعديل الطلبات الحالية والسابقة.

إدارة أوامر الشراء

A) كيفية إلغاء طلب

الأدوات -> إدارة أوامر الشراء

لإلغاء الطلب، انقر فوق زر الاختيار "إلغاء" () لهذا العنصر وانقر على معالجة التغييرات المحددة.

ملحوظة: لا تستخدم وظيفة مسح كافة الإدخالات في الزاوية العلوية اليسرى من صفحة قائمة الطلبات الحالية لهذا الغرض. تؤدي هذه الوظيفة إلى حذف كافة الإدخالات في قوائم ترتيب الكواشف والإمدادات والبادئات.

B) متابعة الميزانية

الأدوات -> إدارة أوامر الشراء

في علامة التبويب متابعة الميزانية في أداة إدارة أوامر الشراء، توجد ثلاثة أقسام فرعية.

1. مراجع الميزانية يعيدك إلى إعدادات خيارات الكواشف والمستلزمات.
2. إضافة فترة ميزانية جديدة هو المكان الذي يمكنك من خلاله تحديد مبلغ محدد من المال لفترة زمنية لكل ميزانية.
   ملحوظة: إذا كان للميزانية تاريخ انتهاء في الماضي أو تاريخ بدء في المستقبل، فلن تظهر في قائمة الميزانيات الحالية في الصفحة الرئيسية لمتابعة الميزانية.
3. استيراد الميزانيات هنا، بدلاً من إضافة فترات الميزانية واحدة تلو الأخرى، من الممكن استيراد ملف CSV بهذه المعلومات

عند تحديد "إضافة فترة ميزانية جديدة"

1. اختر من القائمة المنسدلة للميزانيات التي تم تحديدها بالفعل في التفضيلات -> قسم خيارات الكواشف والمستلزمات.
2. حدد تاريخ البدء لفترة الميزانية.
3. حدد تاريخ الانتهاء لفترة الميزانية.
4. أدخل المبلغ المخصص لهذه الميزانية وهذه الفترة.
5. حدد مدير الميزانية من القائمة المنسدلة للمستخدمين. سيكون لهذا المدير الإذن بالموافقة على الطلبات التي تتجاوز حد الموافقة.
6. حد الموافقة – لا يمكن للمسؤول العادي الموافقة على أي شيء يتجاوز هذا المبلغ، ويجب بدلاً من ذلك الموافقة عليه من قبل مدير فترة الميزانية هذه.
7. حدد المجموعة التي ستكون هذه الميزانية مرئية لها أو اتركها مرئية لجميع المستخدمين.

C) إدارة قوالب أمر الشراء

الأدوات -> إدارة أوامر الشراء

تعرض الصفحة الرئيسية ضمن إدارة قوالب أمر الشراء كافة العلامات التي يمكن استخدامها في كل من قوالب HTML وExcel.

لا يمكن استخدام تلك التي تحمل علامة النجمة إلا في Excel.

من خلال محرر نص قالب HTML، من الممكن إنشاء جداول داخل الجداول لتحقيق مجموعة متنوعة من التخطيطات والتنسيقات.
يوفر القالب التجريبي نموذجًا للبدء.